Uma forma de aprofundar o tema dos fatores que determinam a validade (ou a negatividade) de um sistema de informação mecanizado consiste simplesmente em realizar um estudo empírico que trate de identificar como os diferentes fatores interagem enquanto sistemas de informação reais e que concluam como devem fazê-lo para converter-se em sistemas de informação eficazes.
Realizaram-se vários destes estudos sem que seus resultados sejam muito convincentes, talvez em parte devido ao fato que não está claro em muitos casos como medir a eficácia de um S.I.
Modelo descritivo da evolução
Foi outro tipo de estudo empírico que lançou mais luz sobre o tema que nos interessa.
Iniciado por Nolan em 1973, as conclusões foram se aperfeiçoando com o tempo, porém receberam severas críticas recentemente, embora sua contribuição ainda seja valiosa.
O estudo procura dar validade a uma hipótese que pretende descrever o processo de incorporação da informática nos sistemas de informação, estruturando-o em sucessivas fases ou etapas que se podem identificar e caracterizar razoavelmente bem.
Constitui dessa maneira um modelo descritivo da evolução dos sistemas de informação mecanizados nas empresas.
Não há nenhuma intenção normativa nesse modelo, embora se possa extrair do mesmo uma percepção muito realista e pragmática daquilo que se deve esperar de um processo de mecanização de um S.I.
Os dois modelos de Nolan
Nolan identificou diferentes etapas nesse processo buscando analisar a quantidade de recursos (fixando-se primordialmente no orçamento) destinados pelas empresas aos projetos de mecanização em diferentes momentos desde seu início.
Numa primeira análise, observou uma progressão que aparecia tipicamente como uma curva em forma de S, tal como se reflete no gráfico “Primeiro modelo de Nolan”.
Os diferentes ritmos de crescimento no consumo de recursos que tal progressão apresenta, deram origem à sua divisão em quatro etapas, denominadas:
- Iniciação (começa-se a destinar recursos à mecanização.
- Contágio (a quantidade de recursos cresce espetacularmente).
- Controle (produz-se uma reação que trata de frear a tendência anterior).
- Maturidade (o consumo de recursos se estabiliza e supõe-se que doravante continuarão assim, num nível basicamente de manutenção).
Num refinamento do estudo anterior, realizado num momento em que o “Enfoque bases de dados” (com suas facilidades para a integração de dados que já mencionamos) estava em seu apogeu, Nolan observou que, nas empresas estudadas que haviam mostrado um interesse por este enfoque, o consumo de recursos em informática não se estabilizava como seu primeiro modelo o havia previsto; pelo contrário, de certa forma voltava a começar um círculo parecido ao anterior (iniciação – proliferação – …).
Este ciclo permitia identificar novas etapas (que neste caso substituíam a anterior maturidade) que se denominaram integração, administração de dados e maturidade, tal como se reflete no gráfico “Segundo modelo de Nolan”.
A assimilação de uma nova tecnologia provocou naturalmente um atraso na consecução da maturidade ao inserir-se, por exemplo, um novo processo semelhante ao descrito.
Tanto o primeiro como o segundo modelo de Nolan são modelos empíricos do processo evolutivo de um sistema de informação mecanizado, estruturado em diferentes etapas, partindo da quantidade de recursos, estabelecida no orçamento, aplicadas pelas empresas nos projetos de mecanização. No primeiro modelo, a curva de consumo de recursos em informática segue uma evolução progressiva até estabilizar-se num ponto, ao passo que no segundo, realizado mediante a integração do enfoque bases de dados, o consumo não se estabiliza, mas reinicia um novo ciclo, que atrasa o momento da maturidade.
Novas interrogações
Tudo isto levanta uma série de interrogações cruciais como: a sequência destas fases é inevitável?; ou, dito de outro modo, é possível queimar etapas na evolução e alcançar antes a maturidade?; ou, será necessária uma solução parecida cada vez que se queira incorporar um novo enfoque ou uma nova tecnologia às operações em S.I.?
Como se descreveram até agora, os modelos de Nolan não oferecem resposta para este tipo de perguntas.
Contudo, o quadro “Caracterização das diferentes etapas do segundo modelo de Nolan”, que o próprio autor realiza, lança luz sobre as mesmas.
Respostas aproximativas
Uma análise exaustiva do supramencionado quadro de Nolan permite começar a esboçar uma resposta às perguntas anteriores:
- Talvez a progressão em etapas não seja inevitável e se possam queimar algumas delas, mas não vai ser fácil, porque será necessário queimá-las em muitas frentes ao mesmo tempo.
Pode-se talvez começar na carteira de aplicações por aquilo que parece mais razoável, a saber, integração de acordo com os fluxos de informação naturais.
Mas, se os usuários e os técnicos não estão em condições, porque não têm a experiência que lhes proporciona, por exemplo, a etapa dois?
A progressão de algumas das dimensões pode ser lenta, e com isto será necessário adaptar as outras a seu ritmo, ou tratar de acelerar aquelas, embora isto revele-se difícil e até contraproducente, sobretudo se tem a ver com mudanças de atitude nas pessoas.
- É previsível que a incorporação de qualquer nova tecnologia tenha que passar por uma evolução multidimensional semelhante?
Mesmo sem ter dados, conclusivos, a julgar pela experiência, provavelmente a resposta é afirmativa.
Evidentemente, a rapidez com que a evolução pode progredir dependerá da tecnologia pertinente e da preparação da organização para incorporá-la em cada uma das dimensões relevantes.
Com esta ressalva, o sistema continua sendo provavelmente válido.
Em certos casos, podem até surgir novas dimensões; por exemplo, o atual boom das telecomunicações começou a produzir tensões entre o pessoal técnico de empresas que desejam ser pioneiras em algumas das suas aplicações; devido à sua falta de preparação na nova tecnologia, é preciso contratar novo pessoal cuja interação com o já existente nem sempre é fácil…
Um guia para a ação
Este esquema evolutivo permite, portanto, introduzir uma certa racionalidade orgânica no processo de mecanização de sistemas de informação, não só dando respostas às perguntas anteriores, mas também sugerindo ideias para a ação neste campo.
Assim, pode ser útil fazer um diagnóstico que identifique em que fase evolutiva está uma organização concreta em cada uma das dimensões relevantes, para detectar desequilíbrios e projetar ações corretoras.
E, uma vez realizado tal diagnóstico e equilibrada a situação, é possível fazer planos para o futuro com mais conhecimento de causa: o que se deve fazer em cada dimensão para seguir a evolução normal?; há condições para queimar etapas? e quais?; que dimensão requer mais esforço?; que tipo de pessoa tem condições de dirigir o processo com maior eficácia?
Todas estas perguntas incidem na atividade diretiva necessária para progredir neste campo e se deduzem sem distorções excessivas do esquema anterior, o que demonstra sua utilidade.
É evidente que os detalhes do mesmo podem exigir a aceitação consciente dos diretores na medida em que se progride no terreno da informática (por exemplo, cada vez se está mais consciente das enormes possibilidades que os computadores oferecem e portanto se exigirá cada vez menos esforço para convencer os futuros usuários, que ainda veem como a ameaça do desconhecido a incorporação desta tecnologia a seu trabalho diário).
Mas sua estrutura geral (etapas e dimensões) constitui um poderoso esquema para organizar a incorporação de inovações tecnológicas na execução de sistemas de informação.
Leia mais em:
- Entenda a carteira de aplicações
- Entenda o processo de definição
- Entenda a perspectiva de evolução global
- Como entender a informática a serviço da empresa
- Entenda a contribuição da informática
- Entenda os progressos em telemática
Fonte: Rafael Andreu –Professor adjunto do IESE; é também PhD em Direção de Empresas pela Sloan School do Massachusetts Institute of Technology (MIT).
