Os sistemas de informação são normalmente considerados como o conjunto de procedimentos que proporcionam os elementos de juízo necessários aos processos de coordenação, controle e tomada de decisões numa organização.
As mudanças introduzidas pela informática, muito adequada em princípio para melhorar a eficiência de alguns desses processos, contribui para que, durante as últimas décadas, se tenha desenvolvido a área de sistemas de informação baseados no computador como um campo específico.
Com frequência, foram muito enfatizados os aspectos tecnológicos derivados da informática e houve uma clara tendência a esquecer (ou ignorar) que um sistema de informação deve estar a serviço de uma organização e que, além de eficiente, deve ser eficaz.
Isto, que é compreensível num campo jovem e tão influenciado pela vertiginosa evolução tecnológica, provocou, não obstante, grande número de experiências desafortunadas.
Conseguir um sistema de informação equilibrado não é fácil, mas tentá-lo é responsabilidade de todos: técnicos, usuários e, sobretudo, executivos.
Consequentemente, o enfoque adotado neste texto é muito mais diretivo do que técnico.
Organização e sistema de informação
É evidente que, da mesma forma que em toda organização existe um componente formal e um informal, também ao falar de sistemas de informação podemos fazer a mesma distinção.
Aqui, contudo, é preciso centrar-se fundamentalmente no sistema de informação formal, logicamente o que mais se pode aproveitar de uma tecnologia como a informática.
Contudo, é importante não perder de vista a existência de seu complemento, pelo menos por duas razões: uma, talvez a mais importante, que ambos coexistem e, portanto, o projeto do sistema de informação formal deveria adaptar-se às características que se conhecem; outra que, embora em escala menor, também é possível prestar ajuda ao informal através da tecnologia dos computadores.
No contexto do componente formal de uma organização, o sistema de informação (S.I.) pode considerar-.se como parte do denominado sistema de operações, definido como o conjunto de regras às quais devem ater-se as ações dos indivíduos para conseguir o resultado que se espera alcançar através da organização.
A implementação de tais regras com frequência exige que se processem dados e informação (pense-se, por exemplo, na preparação de uma ordem de fabricação em resposta à chegada de um pedido ou à diminuição do estoque abaixo de um mínimo, ou na preparação periódica de um informe orçamento versus realidade, etc).
Neste sentido, aquele está compreendido na organização e a serviço de seus objetivos, com os quais se devem manter um elevado grau de congruência para ser realmente eficaz (pois, de outra forma, acabaria convertendo-se num estorvo e a imbricação entre a organização e S.I. desapareceria paulatinamente).
Isto, à primeira vista tão simples e coerente, na prática levantou numerosos problemas, em particular na hora de projetar sistemas de informação dentro de organizações concretas; esta problemática agravou-se ainda mais quando se pretendeu apoiar a construção do S.I. com tecnologia informática.
Contradições num enfoque técnico
Boa parte das dificuldades mencionadas devem ser buscadas numa questão de enfoque que procurou isolar excessivamente os sistemas de informação do resto da organização para efeitos de análise e definição (e em muitos casos isolar aspectos tecnológicos de tudo o mais).
Os resultados deste tipo de análise, embora muito brilhantes do ponto de vista técnico, em certas ocasiões foi desalentador, porque, estando os objetivos desenfocados, sua utilidade foi mais ou menos duvidosa, poderíamos dizer até negativa.
Uma das circunstâncias que mais condicionaram esse estado de coisas foi a marcada inibição dos executivos das organizações em temas de planejamento e definição de sistemas de informação, sobretudo quando estavam apoiados na tecnologia informática.
Isto com frequência implicou outros processos conexos negativos, como a delegação de decisões vitais para o S.I., a falta de integração do departamento de sistemas de informação ao resto da organização, a definição do plano de pessoal por este departamento em flagrante contradição com os outros, etc.
Todas estas circunstâncias contribuíram para piorar ainda mais a situação, até desembocar numa espécie de espiral de despropósitos.
Por conseguinte, é importante não esquecer que a inibição da direção em matéria de sistemas de informação, mecanizados ou não, conduz facilmente ao fracasso.
Processos de tratamento e transmissão de dados
Em conexão com as regras que regem o funcionamento de uma organização, pode-se distinguir pelo menos três tipos de processos:
- Processos necessários para a coordenação de ações.
Elas devem estar de acordo com as regras que, com frequência, se reduzem a uma simples transmissão de dados de um lugar da organização para outro.
O objetivo perseguido por esse processo consiste em que, ao se ter produzido determinado acontecimento previsto no funcionamento da organização, se desencadeie uma ação coerente com ele.
Em certas ocasiões, além da transmissão, pode ser necessário realizar um tratamento de dados simples, normalizado e pouco variável.
A preparação de uma ordem de fabricação é um exemplo desse tipo de processo.
Em geral, pode-se dizer que grande parte da papelada nas empresas corresponde a esse gênero de necessidades.
O conjunto de processos desse tipo denomina-se processos de transações.
- Processos que correspondem a uma necessidade de controle.
Formam, de fato, parte do sistema de controle, mas precisam de um tratamento de dados; por isso, foram tradicionalmente incluídos no campo dos sistemas de informação.
Normalmente, o tratamento de dados necessário é mais complicado do que aquele de que se precisa para os processos do tipo anterior; uma vez transmitido a seu destino, pode ou não resultar automaticamente no início de uma ação (de controle, neste caso).
Se esta não ocorre, supõe-se que proporciona informação relevante a alguém para tomar a decisão de iniciá-la ou não, embora haja a possibilidade de que a informação fornecida não seja suficientemente significativa para a tomada de decisões.
A elaboração da contabilidade ou os informes de controle orçamentário são exemplos desses tipos de processos.
- Processos que elaboram informação, em princípio relevante, para que alguém tome uma decisão (não necessariamente de controle); por sua vez, pode supor o início de uma ação na organização de conformidade com as regras que a regem, mas que pode introduzir modificações naquelas (como resposta, por exemplo, a uma mudança no ambiente, detectada através da informação elaborada), também chamados processos de retroação (feedback).
O tratamento de dados que estes tipos de processos requerem serão simples ou complicados, mas o que realmente os caracteriza é que existe a possibilidade de determiná-los completamente a priori, já que o resultado que se persegue depende de um processo de tomada de decisões cuja dinâmica é imprevisível, entre outras coisas porque depende em grande parte do decisor.
Neste sentido, Mason e Mitroff estabeleceram que um S.I. está a serviço de um indivíduo, que emprega certo estilo cognitivo ao enfrentar uma decisão no âmbito de determinada organização, isto é, é preciso levar em conta estas quatro dimensões (indivíduo, estilo cognitivo, decisão, organização), ao projetar um sistema de informação, tal como se reflete na figura “Condições essenciais de um sistema de informação”.
A figura ilustra os elementos básicos que passam a fazer parte do sistema de informação de uma empresa. Este deve estar ao serviço de um indivíduo, que emprega um certo estilo cognitivo ao enfrentar a problemática de decidir entre várias opções no âmbito de determinada organização.
A elaboração de um informe que descreve a evolução das vendas por zonas, ou por grupos de produtos, ou por vendedores (como resposta à verificação de uma queda nas mesmas) para diagnosticar o problema e projetar uma ação corretiva adequada é exemplo desse tipo de processo.
Correções da classificação
É evidente que os dois últimos tipos de processos mencionados não são mutuamente excludentes (isto é, pode-se elaborar informação relevante para uma decisão de controle, como já se adiantou acima).
Com frequência, porém, considera-se útil incluir ambos na classificação, porque em virtude de referir-se normalmente a um tipo de ações ou decisões determinadas e mais conhecidas, o segundo processo proporciona uma boa ponte conceituai para passar facilmente do primeiro ao terceiro.
Além disso, ao falar de S.I., costuma-se incluir nos dois últimos tipos somente aqueles processos que elaboram informação a partir fundamentalmente de dados disponíveis como resultados do processo de transações que, no fim de contas, constitui a parte mais formalizável.
Consequentemente, os dados que se manipulam e a informação que se elabora são mais de tipo interno, no sentido de que estão disponíveis na organização de maneira espontânea, como resultado de seu funcionamento normal.
Existem, evidentemente, decisões que se beneficiam do acesso à informação externa, não diretamente relacionada com a organização através do processo de transações (que recebe dados do ambiente: por exemplo, através de pedidos de clientes ou como consequência da relação com fornecedores, etc).
Contudo, os processos que têm em vista conseguir este tipo de informação, não costumam ser considerados partes integrantes do S.I. formal, apesar de que, às vezes, se podem prever alguns deles sem muita dificuldade.
A razão é de tipo histórico, pois em determinado período da evolução dos sistemas de informação mecanizados buscou-se conseguir sistemas integrados, cujos processos se coordenavam automaticamente, reduzindo ao mínimo a intervenção humana.
Leia mais em:
- Entenda a contribuição da informática
- Entenda os progressos em telemática
- Entenda um esquema evolutivo
- Entenda a carteira de aplicações
- Entenda o processo de definição
- Entenda a perspectiva de evolução global
Fonte: Rafael Andreu – Professor adjunto do IESE; é também PhD em Direção de Empresas pela Sloan School do Massachusetts Institute of Technology (MIT).
