A combinação entre a tecnologia de telecomunicações e a informática deu lugar (e o continuará fazendo, dada sua evolução constante) a novas possibilidades de organização dos processos.
Uma das vantagens que mais chamam a atenção se refere à localização física do usuário, pois esta tecnologia torna factível a localização remota daquele (em relação ao equipamento informático que emprega), em contraposição com o enfoque local mais tradicional.
A partir dessa primeira alternativa, é relativamente fácil imaginar outras (pô-las em prática representa, evidentemente, problemas técnicos que se afastam do tema aqui tratado), algumas das quais já se implantaram experimental ou comercialmente.
Por exemplo, pode-se falar que alguns dos usuários remotos tenham também acesso local aos dados que usam de forma regular, como um meio de reduzir os custos e tempos de transmissão.
Isto dá lugar a bases de dados distribuídas com capacidade de processo local situadas nos pontos remotos de acesso nos quais operam alguns usuários (às vezes os especialistas se referem a esse processo com o nome de inteligência distribuída).
É possível, por último, conectar computadores situados em diferentes lugares através de redes; em particular, através de redes locais, se podem compaginar as operações de várias instalações especialmente projetadas para este fim e fazer que compartilham dados armazenados numa unidade comum (um esquema frequentemente utilizado nos computadores pessoais).
Evidentemente, à margem das alternativas funcionais e de organização de processos que estes sistemas permitem pôr em prática, todas elas apresentam diferentes características de rendimento e custo, que as tornam mais ou menos adequadas do ponto de vista técnico, embora este seja um aspecto que cai fora do tema tratado aqui.
Novos avanços no software
Além das alternativas mencionadas, que derivam basicamente de diferentes maneiras de organizar o hardware, está se produzindo também uma constante evolução no desenvolvimento do software, como se evidencia na figura “Evolução progressiva do software”.
O gráfico mostra o progresso dos gastos realizados no campo do software entre os anos 1955 e 1985 em comparação com o total da mecanização.
Esses progressos não se referem apenas a definição de novos pacotes de programas (que permitem abordar novos problemas), mas implicam também em novos enfoques que alteram a própria concepção daquilo que é um programa; nesse terreno produziram-se mudanças espetaculares.
A inteligência artificial
O exemplo mais interessante dos progressos do software é o campo que se denominou inteligência artificial, cujo objetivo primário consiste em conseguir a reprodução de um comportamento inteligente, parecido com o de um indivíduo normal, mas a partir das capacidades básicas de um computador.
A ênfase situa-se, basicamente, na maneira de organizar a informação, a partir da qual se deduz o comportamento mais adequado em cada caso, e na maneira de estruturar sua manipulação.
Neste âmbito, realizaram-se numerosas tentativas encaminhadas à consecução deste objetivo, que desenvolveram novos e poderosos pontos de vista que permitem encarar velhos problemas com renovada esperança de êxito.
Sistemas inteligentes
Um subproduto desse desenvolvimento, de especial relevância para os sistemas de informação, é o campo daquilo que se convencionou chamar sistemas inteligentes, capazes de representar e explorar o conhecimento comum, ou “que os peritos num tema dão normalmente como evidente” para tirar conclusões e elaborar recomendações diante de uma situação problemática.
Existem vários protótipos de sistemas inteligentes em funcionamento em diferentes áreas, por exemplo, na medicina e na engenharia.
Os procedimentos empregados nesse tipo de sistemas completam felizmente os utilizados nos sistemas de base de dados, cuja manipulação e organização parece que se poderá fazer cada vez mais de acordo com a estrutura intrínseca da área que interessa.
Dificuldades para o projeto informático de sistemas de informação
Todas essas capacidades que a tecnologia informática proporciona são, evidentemente, muito adequadas para executar os processos necessários na implementação de um sistema de informação.
Contudo, sua utilização para este propósito nem sempre consiste na estrita tradução dos processos a programas de computador que façam o mesmo que o S.I. já fazia antes, só que com maior grau de eficiência.
Precisamente porque as alternativas são muito mais ricas e numerosas e porque o S.I. é parte inseparável de toda organização, projetar sistemas de informação mecanizados é uma tarefa frequentemente complexa.
Processos de transações
A classificação de processos acima descrita é útil para fazer uma primeira análise desta circunstância.
Prestando atenção ao primeiro tipo desses processos, os denominados transações, a contribuição da informática pode ser substancial, mas de maneira um tanto rudimentar; as vantagens virão provavelmente pelo lado da melhoria da eficiência, podendo realizar o mesmo que se fazia antes, mas consumindo menos recursos (de pessoal, tempo, ou por outros conceitos).
Do ponto de vista funcional, talvez a única melhoria muitas vezes consista em acelerar a execução dos processos, podendo-se dispor dos seus resultados com certa antecedência.
Em algumas ocasiões, este simples fato já supõe uma característica diferencial para a organização que o utiliza, vindo a constituir-se uma vantagem competitiva importante.
O caso das companhias de linhas aéreas que mecanizam os processos de aceitação de reservas e emissão de passagens é um bom exemplo: visto que o tempo de resposta frente aos clientes melhora com isto de maneira notável, estas empresas acabam ganhando mercado de seus concorrentes.
Em termos competitivos, já aconteceu; por isso, dispor de um sistema desse tipo é quase imprescindível para sobreviver; em resumo, converteu-se num padrão do setor, numa barreira de entrada que impede que novas empresas progridam se não o tiverem.
Contudo, neste tipo de aplicação só se usa a informática a posteriori.
Decide-se o que se precisa em termos de sistema de informação, independentemente de que se use uma ou outra tecnologia em sua execução, e depois decide-se que tecnologias se empregarão para este propósito.
Esta atitude é prudente e de fato ainda se recomenda para enfocar a definição de sistemas de informação mecanizados, mas, como se verá mais adiante, pode ter consequências negativas, já que existe o perigo de que se deixem certas oportunidades de lado.
Em resumo, pode-se dizer que nos processos de transações a informática permite realizar o mesmo que se vinha fazendo com um S.I. tradicional, mas de outras maneiras (em princípio, mais convenientes para a organização), que se podem traduzir numa economia substancial do tempo de execução, ou na maior flexibilidade de operação para os usuários (por exemplo, com acesso remoto), ou outras melhorias relacionadas, com a eficiência dos processos.
Melhorias nos processos de controle
Neste segundo tipo de processo, que se refere aos relacionados com as atividades de controle, a contribuição da informática pode ser da mesma classe que para os do primeiro tipo, ou pode ir um pouco além, no sentido de permitir, de forma imediata, fazer coisas que sem o concurso dos computadores seriam impossíveis – ou quase; neste sentido, o segundo tipo de processo constitui uma forma de transição que compartilha aspectos do primeiro e do terceiro.
O primeiro passo não merece mais comentários; talvez só pôr em evidência que normalmente as vantagens associadas são mais difíceis de apreciar, já que não significam uma melhoria direta num processo que faz parte do funcionamento primário da organização, mas que só fornece uma informação de controle a mais de tempo.
O segundo caso é mais interessante e fonte, ao mesmo tempo, de oportunidades e problemas.
As oportunidades derivam de poder elaborar uma informação potencialmente relevante para decisões de controle, cuja necessidade se havia ou não detectado antes da consideração do uso da informática.
Mas, com exceção de situações muito claras, não é fácil justificar o emprego da tecnologia contando apenas com contrapartidas deste tipo, o que constitui a origem dos problemas.
É evidente que já não se trata de sistemas de informação exclusivamente e de seu funcionamento apoiado na informática (algo eminentemente técnico quando o S.I. já foi bem definido), mas das necessidades de controle da organização e da adequação do sistema de controle e, consequentemente, do S.I. correspondente.
Falar da possibilidade de elaborar novos informes de vendas reais versus orçamento, por exemplo, por zonas, produtos e vendedores, além dos restantes agregados que se veio usando, simplesmente porque com a informática é muito fácil elaborá-los (quase como subproduto de outras aplicações que devem manter os dados assim organizados), é em princípio um disparate, um claro exemplo de solução em busca de problema, mas também um exemplo daquilo que acontece todos os dias nas empresas.
Agir assim pode produzir bons resultados, mas só por acaso.
Como resumo, deve-se dizer aqui que no terreno dos processos de controle, a informática pode contribuir para pôr em execução novos processos, mas que não deveria ser esta a razão para implementá-los; é mais conveniente enfocar o projeto do sistema de controle tendo presentes as possibilidades da informática.
Avanços nos processos de retroação
Trata-se dos processos agrupados na classificação anterior dentro do terceiro tipo.
Neste caso é preciso extremar, com muito mais razão por se tratar do campo das decisões, as precauções no que se refere à aplicação da informática.
Deve-se evitar a adoção de soluções só porque a informática as torna possíveis, dado que podem ser completamente inadequadas.
Apoiar os processos de tomada de decisões na informática às vezes é muito útil.
Todo um novo campo de aplicação da informática surgiu como resultado de aprofundar esta ideia, o denominado Decision Support Systems (DSS) iniciado por Scott Morton em 1971 e que evoluiu notavelmente desde então.
A ideia central consiste em tratar de potenciar o processo de tomada de decisões de um decisor concreto, seja proporcionando-lhe a possibilidade de acesso, na forma mais conveniente possível, à informação potencialmente relevante que outros processos terão armazenado, ou de colocar à sua disposição potência de cálculo em forma de modelos que reflitam sua maneira de ver a situação, de modo que seja possível um diálogo entre usuário e DSS, o mais próximo possível daquele que um profissional teria com seu ajudante.
Evidentemente, este é um campo apropriado para usar tanto o “Enfoque bases de dados” (veja os esquemas) como os sistemas inteligentes.
O enfoque bases de dados – 1 permite armazenar informação facilmente acessível e processá-la segundo as aplicações necessárias. O eventual usuário, ao perceber as necessidades, pode aceder rapidamente a um processo como o desenhado peta figura, podendo estabelecer um sistema ágil e barato de abastecimento de clientes no momento adequado para dar satisfação a suas demandas. Uma vez localizadas as aplicações, põe-se em marcha o processo informático de um programa por aplicação, tal como aparece na figura bases de dados – 2.
Contudo, ainda com maior razão, deve-se enfatizar aqui sobretudo o respeito pelas necessidades reais do usuário potencial e não impor soluções baseadas apenas em sua eficiência técnica.
Construir apoios desse tipo não tem nada a ver com o projeto dos que automatizam o primeiro tipo de processos, de modo que é preciso adotar um novo estilo de projeto.
Leia mais em:
- Entenda um esquema evolutivo
- Entenda a carteira de aplicações
- Entenda o processo de definição
- Entenda a perspectiva de evolução global
- Como entender a informática a serviço da empresa
- Entenda a contribuição da informática
Fonte: Rafael Andreu – Professor adjunto do IESE; é também PhD em Direção de Empresas pela Sloan School do Massachusetts Institute of Technology (MIT).
