Entenda a carteira de aplicações

De todas as dimensões da evolução presentes no modelo de Nolan, a que mais atenção recebeu, do ponto de vista tanto teórico quanto prático, foi a que se refe­re à carteira de aplicações – neste con­texto entende-se por aplicação a solução informática dada e determinado problema; ou seja, o conjunto de programas elaborados para pôr em execução determinada função do S.I.: os programas – e fichários – necessários para fazer um faturamento, por exemplo, constituíram uma aplicação.

São muitos os esquemas e recomendações propostos para planejar tal carteira e ajudar a decidir que tipo de solução tecnológica é mais adequada para a implantação de cada aplicação.

Em­bora uma descrição detalhada de todos estes esquemas caia fora do âmbito deste tema, é interessante apresentar alguns que a par de uma utilidade, são representativos do tipo de trabalho feito neste campo.

Um esquema clássico

Um dos esquemas clássicos nesta área é o que já em 1971 propuseram Gorry e Scott Morton, baseados em duas classificações complementares de decisões que se haviam feito anteriormente: de um la­do, a de Anthony, que distingue entre decisões de tipo estratégico, de controle de gestão e de controle operacional de um ponto de vista funcional (o para que da decisão); de outro, a de Simon, mais centrada no procedimento usado para tomar a decisão (o como), que distingue entre decisões estruturadas, semiestruturadas e não estruturadas (modificando ligeiramente a terminologia usada antes).

O quadro “Esquema de Gorry e Scott Morton” reflete essa distinção, que apoia com exemplos em cada um dos quadrados resultantes.

Alguns dos exemplos que se incluem são discutíveis e não muito adequados, sobretudo porque não constituem decisões estritamente falando.

O importante é que as características dos da­dos ou informação manipulados nas decisões atribuídas a diferentes quadrinhos são muito diferentes, e também o são os tratamentos aos quais os mesmos se submetem no processo de tomar a decisão ou levar a cabo a atividade correspondente.

Por exemplo, uma análise do supraci­tado esquema, seguindo uma leitura de esquerda para direita e de cima para baixo, daria uma ordem de mais fácil para mais difícil mecanização, critério que se pode usar como base para decidir por on­de começar (evidentemente, outros critérios desempenharão um papel tanto ou mais importante do que esse, mas sem dú­vida é um ponto de partida).

Em certas ocasiões, somente o exercício de reflexão para esclarecer as decisões ou atividades de acordo com esse esquema proporcio­na valiosos informes para sua mecanização.

A relação entre esse esquema e a classificação de processos de tratamentos de dados descrita anteriormente é clara: aquela é muito próxima da classificação vertical usada no esquema em apreço e, portanto, as conclusões sobre as contri­buições e possibilidades da informática podem aplicar-se aqui (por exemplo, no enfoque DSS será provavelmente tanto mais adequado quanto mais abaixo e mais à direita nos movemos no “Esquema de Gorry e Scott Morton“).

Outros esquemas

Existem outros esquemas que complementam o anterior no sentido em que pretendem estabelecer uma ordem de prioridade nas aplicações a partir de diferentes pontos de vista, com a ideia de que em cada caso se dê mais ênfase ao que se considera mais conveniente (e se leve em con­ta que, se a ordem resultante significa queimar etapas no modelo de Nolan, se está em condições de enfrentar os problemas previsíveis que surgirem).

Fatores críticos para o êxito

Um desses esquemas é o proposto por Rockard, denominado CSF (de critical success factors, ou fatores críticos para o êxito).

A ideia básica é simples e está intimamente relacionada com um concei­to de controle: as aplicações mais úteis para a empresa são aquelas tendentes a elaborar informação a respeito do andamen­to da mesma nas atividades que se consideram essenciais para seu bom funcionamento.

Deduz-se disso que um bom procedimento para decidir como estruturar o S.I. é identificar os CSF, ver como se podem medir e desenhar as aplicações necessárias para elaborar informação adequada para uma medição e vigilância periódicas.

Outra consequência da adoção desse esquema é que os resultados podem ser muito diferentes para empresas diferentes, embora operem no mesmo setor, já que, de fato, o procedimento trata de vincular estreitamente a estrutura do S.I. à estratégia da empresa (e as estratégias podem variar notavelmente inclusive no mesmo setor).

Isso desqualifica, em princípio, uma tendência, às vezes propugna­da no campo dos sistemas de informação mecanizados, que advoga a estandardização dos mesmos e a compra de pacotes de programas já desenvolvidos por organizações independentes, como alternati­va para o desenvolvimento autônomo dos mesmos em cada organização.

Como sempre, esta consequência será mais relevante para algumas empresas do que pa­ra outras; ou até mais adequadas para determinadas partes do S.I. que para outras; (para o processo de transações, por exemplo, a ideia é certamente boa – a menos que a empresa queira converter de repente em arma competitiva uma inovação ao mesmo, já que no final será muito mais rápida e barata; se a empresa envolvida é pequena, provavelmente com mais razão se poderá dizer o mesmo).

O esquema do risco

Outro esquema é o que recentemente sugeriu McFarlan, que trata de isolar uma variável importante na caracterização das aplicações que constituem a carteira – denominada de risco.

Por um lado, o ris­co de uma aplicação depende de várias circunstâncias: sua envergadura; a relação íntima com o S.I. que possa já estar em funcionamento (o que certamente implicará retoques naquele); o uso de uma tecnologia com a qual a empresa já tem experiência (por exemplo, telecomunicações).

De outro lado, trata de medir a probabilidade de que a implementação da aplicação termine em fracasso.

McFarlan aponta até um procedimen­to, baseado no preenchimento de alguns questionários, que acaba elaborando uma medida concreta do risco de determinada aplicação.

Mediante uma avaliação do risco de cada aplicação, pode-se enfocar a análise da carteira de aplicações como se se tratasse de uma carteira de investimentos e julgar se o risco da mesma é satisfatório ou não; ou decidir que tipo de enfoque parece mais aconselhável para o desenvolvimento de cada aplicação projetada.

McFarlan identifica vários tipos de aplicações que aconselham empregar diferentes tipos de controle de projetos; sugere também uma ideia nova e interessante, que tem a ver com a importância da tecnologia informática na estratégia da empresa: se é elevada, como acontece no caso das companhias de seguros, bancos, etc.

Neste caso, o processo de transações se confunde com o processo de produção e a informática configura-o muito de perto (que, ademais, é diretamente percebido pelos clientes em muitas ocasiões); então talvez seja conveniente ter em cartei­ra aplicações de risco, já que de outro modo se poderia perder competitividade no futuro.

Se a importância da informática é menor, então é prudente evitar proje­tos com alto risco e deixar talvez que experimentem as empresas da concorrência.

Intervalos de decisão

Um tipo de esquema pensado para identificar as aplicações que se devem incluir na carteira num determinado momento, assim como para fazer um primeiro diagnóstico da solução informática mais adequada para cada uma, é o proposto por Riverola e Andreu.

Nele se aconselha começar com uma descrição do S.I. em funcionamento (com qualquer tecnologia) no momento da análise, e levar a cabo em seguida um esforço explí­cito, com a participação ativa dos usuários do S.I. (que, além disso, são os responsáveis pela preparação da descrição) na identificação dos intervalos de decisão.

Veja no “Esquema baseado nos intervalos de decisão” as atividades de tomada de decisões que precisam de processos de informação de tipo retroativo.

_{A figura ilustra a importância que tem para um S.I. a identificação das atividades de tomada de decisões que precisam de processos de tipo retroativo, interrompendo o processo e permitindo a intervenção direta do usuário.}

Neste modelo enfatiza-se a delimitação clara desses processos, porque a solução informática que se pode adotar neles com certas garantias de êxito é muito diferen­te da que será adequada para o resto, que se denominam sequências de processo, para os quais, como já se viu, seria mais idôneo o enfoque DSS.

A participação ativa dos usuários finais no processo, cen­trada em suas atividades mais significativas (de tomada de decisões), costuma produzir um clima favorável ao desenvolvimento do S.I. mecanizado, que ajuda a conseguir a evolução da atitude do usuá­rio prevista no modelo de Nolan, analisado anteriormente.

O esquema de Simon

É interessante mencionar em último esquema, que é outro clássico e que pode ser um complemento do anterior (embo­ra todos estes esquemas se completem entre si em maior ou menor grau; a classifi­cação de Gorry e Scott Morton é útil em certas ocasiões para diagnosticar interva­los de decisão e de modo parecido o são os CSF, por exemplo).

É o atribuído a Si­mon (que provavelmente tem raízes mui­to mais antigas e que constitui um mode­lo descritivo do “Processo de tomada de decisões”.

_{A figura mostra as três fases do processo de tomada de decisões: inteligência, definição e seleção, que implicam a detecção de uma situação que requer tomar uma decisão, a elaboração de alternativas apropriadas e a escolha da que for mais adequada.}

O esquema da análise dos intervalos de decisão para decidir a ajuda informática mais adequada pode apoiar-se neste modelo e decidir que um tipo de ajuda é adequado para a primeira fase e ou­tro para outras.

Neste campo foram propostos muitos outros esquemas, mas os anteriores cons­tituem uma mostra representativa que põe em evidência a escassa formalização existente.

Impõe-se um exame do processo de definição de um S.I. mecanizado para relacionar em que fases do mesmo teriam lugar os esquemas e procedimentos analisados.

Leia mais em:

• Entenda o processo de definição
• Entenda a perspectiva de evolução global
• Como entender a informática a serviço da empresa
• Entenda a contribuição da informática
• Entenda os progressos em telemática
• Entenda um esquema evolutivo

_{Fonte: Rafael Andreu – Professor adjunto do IESE; é também PhD em Direção de Empresas pela Sloan School do Massachusetts Institute of Tech­nology (MIT).}