O planejamento do sistema logístico exige que se deem respostas a diversas perguntas.
No campo das instalações: quantas, onde de que tamanho?
No das comunicações: que informação, que frequência e que meios?
No dos transportes: que modo e que capacidade?
No dos inventários: que nível, onde, que modo de gestão?
No do movimento de materiais: que tecnologias, que lotes, que sistema de programação?
Do ponto de vista do planejamento e do projeto pode-se considerar que tais elementos formam um sistema, isto é, que estarão fortemente inter-relacionados, e por isso cada elemento não poderá ser definido de forma isolada, mas com relação aos outros, de maneira tal que a resultante de todos os fatores permita conseguir os objetivos desejados.
Por exemplo, a quantidade e a localização de alguns armazéns dependerá do sistema de transporte escolhido, e este por sua vez determinará o nível dos inventários.
Além disso, a coordenação do sistema exigirá um certo tipo de comunicações.
Instalações
Do ponto de vista do fluxo de materiais, as instalações compreendem a série de pontos de onde e para onde fluem os materiais.
O planejamento do sistema consistirá em determinar a localização das fábricas, dos armazéns dos centros de concentração ou de distribuição e dos meios de transporte.
A importância do tema reside no fato de que esses elementos definem as características da rede de distribuição, ao mesmo tempo que exigem consideráveis investimentos.
Pode-se dizer que as perguntas básicas que exigem uma resposta ao analisar o tema serão:
Quantas instalações e de que tipo devem ser colocadas?
Onde é preciso situá-las?
Que tamanho terão?
As decisões com as instalações logísticas costumam comprometer a empresa durante um longo período de tempo.
Se determinada configuração dessas instalações vier a mostrar-se equivocada, poderá penalizar os custos da empresa durante muitos anos.
A melhor maneira de tratar esse tipo de problemas é evitar a pressa e a intuição.
Talvez seja conveniente gerar uma ampla série de sistemas logísticos alternativos e simular seu funcionamento em diferentes circunstâncias de demanda, custos e exigências de serviço, comprovando como se comporta cada hipótese.
Em muitos casos, é possível recorrer a modelos matemáticos de simples tratamento por computador.
O exame minucioso das alternativas talvez ponha em evidência que existem soluções melhores do que as que oferece uma rápida visão intuitiva do problema.
Hoje em dia, uma análise formal de um processo logístico, utilizando modelos de simulação, pode realizar-se a custos realmente baixos e compensar com sobras os riscos de adotar um sistema pior.
Transportes
Os bens produzidos devem ser transportados desde o lugar onde foram fabricados até os clientes.
Para isso, há toda uma indústria de transporte disposta a facilitar a tarefa: as ferrovias e as empresas de navegação, as linhas de energia elétrica e os oleodutos.
Por causa da complexidade dos transportes e da multidão de leis e de regulamentações às quais deve ater-se, a análise deste tema exigirá conhecimentos específicos e habilidade para determinar que novas alternativas de melhoria se vão apresentando.
De fato, há empresas nas quais, dada a importância que tem o tema, existe a figura do diretor de transporte ou de tráfego, que, em geral, depende do diretor de materiais
A classificação das tarifas, a atualização das normas de transporte, a escolha de meios de rotas, a determinação das cláusulas do contrato, a preparação da documentação necessária, a expedição e o acompanhamento das remessas, a contratação dos seguros, a atenção às reclamações por danos ou demoras e as decisões de contratar terceiros ou de investir em meios próprios, a fim de conseguir que a tarefa se realize ao menor custo prestando o serviço que o cliente pedir, eis algumas das tarefas que cabem à direção de tráfego.
Os fatores que devem ser levados em consideração para a seleção do meio de transporte, da rota e do tipo de envio são: o tempo de entrega exigido, o tipo de serviço de transportes disponível, o tipo de material a ser transportado, o tamanho da remessa, a possibilidade de danos, consequentemente e a responsabilidade e solvência da transportadora, o custo do serviço e sua qualidade e a possibilidade de atender as reclamações.
Que relação haverá entre o tamanho da remessa, o meio de transporte e a localização do armazém?
Quando se deve instalar um novo armazém?
Na figura “Custos comparativos da instalação de um novo armazém”, parte-se da hipótese de que, na atualidade, os produtos se distribuem diretamente aos clientes a partir de um armazém situado ao lado da fábrica.
A figura mostra o caso de uma empresa de refrigerantes que distribui inicialmente seus produtos a partir de um depósito situado junto à fábrica. Contudo, quando aumenta a distância média que o veículo de transporte deve percorrer, por ter a empresa conseguido entrar num mercado muito mais distante daquele em que se encontra a fábrica, a empresa instalará um novo depósito para melhorar seus serviços.
Devido a certas condições, como as facilidades para circular, o tipo de cliente (varejistas ou grandes lojas) e a velocidade de deslocamento, utiliza-se certo tipo de veículo, o qual transporta uma carga média de X (t/viagem) e percorre uma distância média D (km/viagem).
Se tal distância D aumenta ou os custos atuais do transporte são elevados, pode-se analisar a conveniência de instalar um segundo armazém.
Dessa forma o transporte entre os mesmos se realizará em veículos de maior capacidade Y (t/viagem), reduzindo-se o custo por unidade transportada.
A esse custo, devem ser somados os de descarga no novo armazém, o custo de armazenamento e o de carga em veículos mais apropriados para a entrega ao cliente.
A nova distância média percorrida por estes últimos (km/viagem) será menor do que na situação anterior, reduzindo-se o tempo gasto com a distribuição.
A situação descrita apresenta-se com frequência na indústria de laticínios e nos refrigerantes, entre outras, fundamentalmente quando as empresas entram em mercados cada vez mais distantes da localização original da fábrica e os meios de transporte utilizados se tornam ineficazes.
Em resumo, são os seguintes os custos associados a cada alternativa, que permitirão determinar qual será a melhor do ponto de vista econômico:
No âmbito da situação atual:
- A preparação e a carga de pedidos X (u.m./t).
- A tarifa/custo de transporte (u.m./t x km).
- A distância média (km).
No âmbito da situação futura:
- A preparação e a carga das remessas Y (u.m./t).
- O transporte do armazém 1 ao 2 (u.m./t x km).
- A distância entre os armazéns (km).
- A descarga no armazém 2 e a carga em remessas X (u.m./t).
- A tarifa/custo do transporte X (u.m./t x km).
- A distância média percorrida com X (km).
- O custo de operação do novo armazém dividido pelo volume tratado de materiais (u.m./t).
A análise comparativa das duas alternativas permitirá determinar qual é a mais vantajosa do ponto de vista econômico.
Inventários
O objetivo dos inventários no desenho da logística é conseguir a determinação de quais serão os níveis que permitirão prestar um serviço concreto ao menor custo possível.
O nível dos inventários estará condicionado pela quantidade, tamanho e tipo de instalações, de um lado, e pelo meio de transporte, de outro.
Na análise do custo total serão incluídos todos aqueles elementos que se relacionam com a manutenção do inventário (custo de capital/custo de oportunidade, impostos, custos de seguros, obsolescência, deterioração) e com o processo de ordens e pedidos (controle, preparação de pedidos, comunicações, etc).
Logicamente, o meio de transporte que for utilizado (velocidade-segurança) influirá no nível dos inventários.
Assim, em caso de se utilizar um meio mais veloz, o tempo médio de trânsito diminuirá.
Além disso, como a resposta será mais rápida, o nível dos inventários poderá ser diminuído.
Na maioria dos casos, é importante levar em conta que os próprios meios de transportes atuam como armazéns da empresa.
Nestes casos, as mercadorias contidas em dado momento no conjunto do sistema de transportes são relevantes tanto do ponto de vista dos custos associados como do serviço e da penetração no mercado.
Este seria o caso da distribuição de produtos de consumo perecíveis de curta vida, por exemplo, ou dos sistemas de distribuição através de auto venda.
Que influências terão a quantidade e o tipo de instalações?
Geralmente quando se aumenta o número de armazéns, reduz-se o tempo total de transporte e, por conseguinte, o nível dos inventários de trânsito pode descer.
Foi isto que fez uma empresa de distribuição de alarmes contra incêndios, que teve grande êxito comercial e um desenvolvimento geográfico importante: abriu uma série de armazéns para atender a seu mercado em expansão.
Como resultado, seu estoque de mercadorias em vez de diminuir cresceu enormemente, seu nível de serviço piorou, teve de aumentar o quadro de pessoal, de armazém e de transporte e, consequentemente, sua rentabilidade se deteriorou.
É evidente que o nível dos inventários na rede de distribuição cresce com o número de armazéns.
Generalizando e atendo-nos à uma primeira aproximação, podemos aceitar que a relação entre o nível de investimentos exigidos e o número de armazéns é a seguinte:
Sn = V n x S
sendo S o nível médio de inventários em um só lugar, n o número de armazéns e Sn o nível de inventários para n armazéns.
Isto só seria válido admitindo que, tanto no caso de um só armazém como no de n armazéns, estes abastecem uma mesma demanda.
Por isso se poderia dizer que, em uma primeira abordagem, se hoje se abastece o mercado de uma grande cidade a partir de dois armazéns e se decide abastecê-lo a partir de três, é provável que a empresa se veja obrigada a incrementar o inventário em um fator igual a V3 – V2, ou seja, em 30%.
Inversamente ao que aconteceu com a empresa de alarmes contra incêndios, a principal firma fabricante mundial de máquinas fotocopiadoras reduziu o número de armazéns de sua rede de serviços nos Estados Unidos.
A decisão, que começou a ser analisada como resultado do efeito financeiro dos inventários, como é lógico não foi tomada isoladamente.
Para manter o nível de serviços, adequaram-se os meios de transporte e redistribuíram-se entre os diferentes níveis da rede de logística, de maneira que conseguiram reduzir os inventários sem que fosse afetado o serviço aos clientes.
Comunicações
A responsabilidade de manter um certo fluxo de materiais exige da direção de logística o planejamento e o controle dos fluxos adequados de informação.
Dois são os fatores, que contribuem fundamentalmente para a eficácia do sistema de informação: a qualidade e a rapidez das comunicações.
Atrasos na recepção de pedidos, erros ao comunicá-los ao armazém, envio de materiais a lugares equivocados e tantos outros problemas surgidos diariamente nos centros de distribuição, afetam o funcionamento normal do sistema de distribuição, criam problemas na programação da produção, elevam o nível dos inventários e diminuem a qualidade do serviço ao cliente.
À medida que aumenta a sua complexidade, o sistema de logística torna-se mais vulnerável a qualquer deficiência nas comunicações.
Empresas que possuem caminhões para o transporte, incrementaram notavelmente sua produtividade, instalando equipamentos de rádio entre todas as unidades e um sistema central.
Dessa forma vão sendo reprogramadas as rotas e os trabalhos diários, obtendo-se assim o melhor rendimento dos equipamentos.
Com esse sistema, os condutores sabem quando saem para determinado lugar, embora em muitas ocasiões seja impossível determinar a priori o regresso.
A velocidade nas comunicações permite, além disso, reduzir os inventários.
Empresas que fornecem equipamentos que exigem um serviço técnico eficaz, com peças de disponibilidade praticamente imediata, conseguiram reduzir seus estoques incrementando a velocidade da informação.
Em última análise, pode-se dizer que o sistema de informação desempenha as seguintes funções:
- Processa os pedidos dos clientes.
- Age como sistema de controle, registrando e seguindo a cada momento os atrasos, os problemas com os transportadores, as queixas dos clientes, etc.
- Serve de nexo de comunicações internas da empresa, assegurando um oportuno fluxo de informação com outras áreas funcionais, como mostra a figura “Esquema de um fluxo de informação centralizado”.
A figura destaca as diferentes áreas funcionais a que o sistema de comunicações deve assegurar a fluidez das informações, para conseguir um rendimento ótimo. A responsabilidade de manter um certo fluxo de materiais exige da direção de logística a definição e o controle dos fluxos adequados de informação. Os atrasos na recepção dos pedidos, os erros na comunicação ao armazém ou as remessas a lugares equivocados podem afogar o ritmo da produção, elevar os inventários e diminuir a qualidade do serviço. Daí a necessidade de que o sistema de informação processe os pedidos dos clientes, atue como sistema de controle e sirva ao mesmo tempo de nexo de comunicação interna da empresa.
Movimento de materiais
Uma das principais funções do armazém é o movimento dos materiais, que inclui as seguintes operações: recepção, movimento até o lugar de armazenamento, acondicionamento e preparação do pedido, movimento até o lugar do despacho e colocação sobre o meio de transporte.
Para isto utilizam-se equipamentos básicos como gruas, esteiras transportadoras e elementos auxiliares, como pás e containers, que facilitam o manejo dos materiais.
A escolha dos meios mais adequados realiza-se considerando fatores como o tipo de produto, a embalagem, o volume mobilizado e o tipo de movimento.
É preciso levar em conta em que meio de transporte serão despachados os produtos e, caso seja necessário, preparar pedidos especiais (quantidade, frequência, tipo de embalagem).
O sistema de movimento de materiais pode então assemelhar-se a um sistema de operações, no qual as características de capacidade, flexibilidade e rendimento deverão ser definidas com clareza, para realizar um projeto que esteja de acordo com as necessidades de armazenamento e expedição.
Em certa firma que lidava com óleo, não se deu importância ao fato de ter de armazenar as caixas e garrafas de plástico de óleo vegetal em pilhas de baixa altura, por causa da sua pequena resistência.
Por isso, durante certo tempo o espaço do armazém da fábrica foi insuficiente para armazenar a produção.
O tempo de carga dos caminhões aumentou porque as pás que mobilizavam os auto elevadores continham menos caixas e os caminhões transportavam uma carga menor.
O problema só foi solucionado com novo arranjo das caixas e alguns dispositivos nas pás.
Isso obrigou a fazer modificações nas máquinas montadoras das caixas na linha de embalagem.
Compreende-se que o movimento de materiais não é um elemento isolado da logística, visto que está estreitamente relacionado com as atividades que precedem (produção) e sucedem (expedição a clientes ou a outros armazéns).
Analisando os aspectos técnico-econômicos do sistema de distribuição física, pode-se perguntar:
Que rendimento se exigirá do sistema?
Que consequências tem para o modelo do sistema a responsabilidade da entrega de reservas críticas?
Estas e outras perguntas similares ajudarão a definir um conceito importante na avaliação da logística: o nível de serviço.
Leia mais em:
Entenda a logística como arma estratégica
Entenda a logística dentro da empresa
Entenda a logística e tecnologia
Entenda a definição de logística
Fonte: Marcelo Paladino – Engenheiro industrial mecânico. Master em Direção de Empresas e professor de Direção da Produção no Instituto de Altos Estudos Empresariais de Buenos Aires, República Argentina.
