Número de participantes
O número de participantes é um fator decisivo para o andamento das reuniões.
Esta questão foi analisada pelos pesquisadores ao estudar a influência do tamanho dos grupos no seu funcionamento.
Dois sociólogos americanos, formularam-no sinteticamente nos seguintes termos:
“Quanto maior é o grupo, desde dois ou três até quinze ou vinte, maiores são as exigências que pesam sobre o líder e tanto mais se diferencia dos outros membros; maior é a tolerância do grupo para com a direção do líder e mais se centralizam os procedimentos; maior é o grau em que os membros ativos dominam a interação no grupo; maior é o grau em que os membros ordinários têm sua participação inibida e, portanto, menor é o grau de exploração e de aventura que a discussão toma; a atmosfera torna-se menos íntima e as ações mais anônimas e, geralmente, os membros se sentem menos satisfeitos no conjunto; tanto mais tempo leva tomar decisões não verificáveis; torna-se mais aceitável manter conflitos sem resolver; tanto mais se formam subgrupos e tanto mais se formalizam as regras e procedimentos do grupo”.
Existiria então um tamanho ótimo?
Os sociólogos declaram que, para a maioria dessas tendências, a linha divisória parece estar entre cinco e sete.
Alguns estudos sobre solução de problemas em grupo confirmam essa conclusão.
Efetivamente, o número de pessoas que pode ser levado em conta ao mesmo tempo oscila entre cinco e sete.
Segundo pesquisas, abaixo de cinco os componentes do grupo costumam queixar-se de que este é muito pequeno.
Sete parece ser um número crucial.
Na maioria dos casos, até este número cada membro do grupo diz algo a todos os demais.
Quando o grupo passa de sete, os membros menos ativos costumam falar menos entre si e principalmente aos mais ativos.
Ao aumentar de tamanho, a comunicação tende a centralizar-se.
Duração da reunião e pausas
A experiência indica que as reuniões tendem a prolongar-se.
Depois de uma hora, tem-se a impressão de que os participantes estão pregados em seus assentos e, por isso, é provável que a tensão tenha aumentado e que comece a sair dos trilhos, como ficou analisado acima.
Nesse aspecto, pode-se ser taxativo: o tempo máximo é uma hora, talvez uma hora e um quarto.
Se for necessário reunir-se por mais tempo, será mister fazer uma pausa de 10 ou 15 minutos e dar aos participantes a oportunidade de tomar um café ou um refrigerante fora da sala das reuniões.
A mudança de ambiente, além de permitir aos assistentes estirar as pernas, afasta-os temporariamente do ambiente das discussões, mais ainda, permite aliviar as possíveis tensões que tenham surgido entre os participantes.
É simples de conseguir melhorias significativas no funcionamento de um comitê de direção pelo simples procedimento de programar (e recordar reiteradamente) um descanso a cada hora.
Observa-se que os que haviam sido antagonistas na discussão exprimiam-se com cordialidade enquanto tomavam café juntos e que, ao voltar à sala de reuniões, a atmosfera se havia distendido.
Ambiente físico
Com um pouco de senso de humor, é possível verificar a importância da posição das cadeiras na Câmara dos Comuns, para o funcionamento do governo inglês.
Chega-se a dizer que o sistema parlamentar britânico baseia-se na distribuição dos assentos.
Embora não seja fácil precisar o grau de validade desta curiosa observação, ela serve para assinalar a influência que tem o ambiente físico no comportamento das pessoas ao resolver problemas e tomar decisões.
Por ambiente físico, entende-se a sala de reuniões, a forma da mesa, a disposição das cadeiras, a iluminação, a ventilação, o aparato autorizado aos assistentes, a disponibilidade de refrigerantes ou café e os meios de trabalho necessários (lousa, painéis, telefone, etc).
Uma das medidas mais elementares que pode adotar o organizador de uma reunião de trabalho para facilitar-lhe o funcionamento é proporcionar o ambiente físico adequado.
Contudo, o ambiente físico não pode superar as deficiências graves que o grupo possa ter.
Neste sentido, o cenário não pode ser utilizado como instrumento de manipulação, pelo contrário, o ambiente físico deve ser uma consequência ou subproduto do ambiente psicológico do grupo.
Ele deve propiciar tanto a comodidade física quanto a comodidade psicológica dos assistentes.
A forma e as dimensões da mesa têm uma notável influência.
O formato ideal é o redondo, que facilita o contato visual entre os assistentes e elimina distâncias e desigualdades.
A ventilação é particularmente importante, sobretudo se os participantes são fumantes.
A esse propósito, é conhecido um comitê constituído de fumantes (de charutos) empedernidos que recorreu ao expediente pitoresco de colocar um exaustor de ar no teto da sala, justamente em cima do centro da mesa.
Sem chegar a tais refinamentos, convém preocupar-se com a ventilação da sala.
Quanto à roupa dos participantes, a possibilidade de tirar o paletó, além de proporcionar comodidade, aproxima psicologicamente os assistentes.
A disponibilidade de café ou refrigerantes é útil, tanto por razões fisiológicas, como por razões estritamente sociais, como se viu anteriormente ao falar das pausas.
Convocação, pauta e ata
Lembramos aqui de um comitê de direção que se reunia aos sábados de manhã com o propósito principal de que seus componentes pudessem ver-se juntos pelo menos uma vez por semana.
No dia anterior, a secretária do diretor passava pela sala dos executivos pedindo-lhes temas para a pauta.
As reuniões começavam às dez da manhã e terminavam às duas da tarde.
Os participantes saiam cansados e tensos, alguns com dor de cabeça e outros com dor de estômago.
O episódio que se acaba de descrever não é raro.
É surpreendente o número de reuniões que se fazem sem aviso prévio, com uma pauta improvisada, sem precisar o horário.
Os procedimentos não resolvem todos os problemas, mas são uma boa ajuda.
Por isso, é preciso referir-se a seguir a certas medidas que podem agilizar as reuniões.
Em primeiro lugar, a convocação deve ser feita com suficiente antecedência, detalhando o seguinte: local da reunião; hora de começar e terminar; assistentes; presidente; pauta.
A pauta não deve ser uma mera adição de temas de importância diversa, mas deve ser organizada levando em conta prioridades e tempo disponível.
Em cada reunião alguém deve ser encarregado de atuar como secretário e compor a ata, que deve conter as conclusões ou decisões tomadas e os pontos pendentes.
Conclusão
As reuniões de trabalho são uma atividade complexa, na qual se combinam aspectos cognoscitivos e sócio emocionais.
A atuação do presidente é decisiva para o bom andamento.
A observância de certas regras básicas pode facilitar-lhes o funcionamento.
Leia mais em:
- Como entender o trabalho em equipe
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Fonte: José Maria Rodriguez – Licenciado em Direito pela Universidade de Sevilha e consultor de empresas. Professor Adjunto de Comportamento na Organização no IESE, em Barcelona.
