Entenda as origens e evolução histórica do controle interno

O controle interno foi definido pela primeira vez em 1949 por um comitê do American Institute of Accountants da se­guinte maneira:

“O controle compreende o plano de organização e todas as medidas e sistemas coordenados que se adotam dentro de uma empresa para salvaguardar seus bens, comprovar a exatidão e a confiabilidade de sua contabilidade, promover a eficiência operacional e fomentar o cumprimento das políticas prescritas pela direção.

“É possível que a presente definição seja mais ampla do que o significado que às vezes se atribui ao conceito de contro­le interno. Isto se deve ao fato de que nossa definição reconhece que o sistema de controle interno vai além dos problemas relacionados de maneira direta com os departamentos de contabilidade e finanças.

O controle interno deve abarcar o contro­le orçamentário, os custos padrão, os informes operacionais periódicos, a análi­se estatística e sua difusão, o programa de treinamento destinado a ajudar o pes­soal a assumir suas responsabilidades e a organização de uma equipe de auditores internos, que forneça à gerência as maiores garantias quanto à efetividade dos processos planejados, e que verifique até que ponto estes processos realmente se cumprem.

O controle interno abarca, além disto, atividades em outros campos; por exemplo, os estudos de tempo e mo­vimento, próprios da área de engenharia, e o uso de controles de qualidade através de um sistema de inspeção, que constitua uma tarefa de área de produção”.

Imprecisões técnicas

Trata-se de uma definição muito am­pla, que atribui ao controle interno competências que coincidem, em grande par­te, com as funções frequentemente descritas na categoria de controle de direção.

De todo modo, esta definição é pouco útil para os seus destinatários, os auditores, que no curso de seu trabalho devem for­mular testes operacionais de controle interno.

De fato, em vez de responder (co­mo era seu propósito) às inquietações dos auditores, esta definição apenas consegue semear maior confusão e inquietar o âni­mo diante da falta de esclarecimento em que permanece o âmbito das responsabi­lidades legais em que poderiam incorrer.

Uma formulação mais rigorosa

Em 1958, um novo comitê, formado pelo American Institute of Certified Pu­blic Accountants (AICPA), formulou uma definição mais precisa do controle interno e do campo que esta disciplina es­tuda do ponto de vista dos princípios de auditoria geralmente aceitos:

“Em sentido amplo, o controle inter­no inclui os controles que se podem ca­racterizar como contábeis ou adminis­trativos.

“Os controles contábeis abarcam o plano de organização e todos os métodos e procedimentos relacionados com ele, que se referem diretamente à proteção dos bens e à confiabilidade dos demonstrativos financeiros.

Geralmente, compreen­dem controles como os sistemas de autorização e aprovação, a separação de obrigações relacionadas com as operações ou com a custódia de bens, os controles físicos sobre os bens e todas as operações que a auditoria interna inclui.

“Os controles administrativos abarcam o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que se relacionam com a eficiência operacional e o cumprimento das políticas empresariais; com frequência, só estão indiretamente relacionados com os demonstrativos financeiros.

Geralmente, compreendem controles como análises estatísticas, estu­dos de tempo e movimento, informes de rendimento, programas de rendimento de pessoal e controles de qualidade”.

Uma tipologia útil

Esta distinção entre controles contá­beis e administrativos propunha-se a esclarecer o campo de estudo considerado segundo os critérios de auditoria geral­mente aceitos.

As conclusões do comitê a este propósito foram as seguintes:

• O auditor independente está vinculado, em primeiro lugar, aos controles contá­beis.

Estes, por sua vez, estão em relação direta com a confiabilidade dos informes financeiros, e por isso exigem em todos os casos a avaliação do auditor.

• Os controles administrativos só estão relacionados indiretamente com os informes financeiros, e por isso não exigem avaliação.
• Contudo, se o auditor independente julgasse que certos controles administrativos poderiam ter uma vinculação importan­te com a confiabilidade dos informes financeiros, poderia considerar a necessi­dade da avaliação destes controles.

Um conceito bem delimitado

Desta forma, a revisão e esclarecimen­to que, em 1958, se fez da definição de controle interno limitou consideravelmen­te o âmbito de ação do auditor e o remeteu, sobretudo, à esfera dos controles contábeis.

A interpretação posterior, estabelecida em 1972, delimitou ainda mais o campo de aplicação do conceito.

Depois da revisão de 1958, começou a preocupar o fato de que, na definição dos controles contábeis, fosse possível interpretar com muita amplitude a expressão “proteção dos bens e confiabilidade dos informes financeiros” e que, portanto, is­to obrigasse os auditores a examinar al­guns ou todos os procedimentos ou informes, penetrando assim nos processos de decisão empresarial.

Muitos auditores consideravam que a análise desse âmbito estava fora de sua responsabilidade.

Consequentemente, um comitê do AICPA, constituído em 1972, elaborou uma interpretação que limitava a incumbência dos auditores, de um lado, à proteção dos bens “contra as perdas que se originam em erros involuntários ou voluntários nas operações de preparação e no manejo daqueles bens”, devido a cálculos incorretos, a pagamentos excessivos a vendedores ou empregados e a perdas físicas de dinheiro ou estoques e, de outro, “à confiabilidade dos demonstrativos financei­ros para a informação externa”.

Definição atual

Como resultado das interpretações de 1958 e 1972, reduziu-se sensivelmente a tarefa dos auditores no controle interno, com relação à interpretação de 1949, e a definição de controle contábil atualmen­te em vigor (com frequência citada em documentos como o Foreign Corrupt Practices Act dos Estados Unidos) é a seguinte:

“O controle contábil compreende o plano de organização e os procedimentos e informes que estão relacionados com a proteção dos bens e a confiabilidade dos demonstrativos financeiros; consequentemente, estão destinados a proporcionar uma garantia razoável de que, em primeiro lugar, as transações sejam realizadas de acordo com a autorização geral ou específica da direção; em segundo lugar, as transações se registrem como necessárias para permitir a preparação dos demonstrativos financeiros, de conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos ou com qualquer outro critério aplicável a estes informes, e para manter a custódia dos ativos; em terceiro lugar, o acesso aos ativos só é permitido se con­ta com a autorização da direção; por último, a contabilidade registrada do ativo é comparada, normalmente, com os ati­vos existentes, a intervalos razoáveis, e tomam-se, as medidas apropriadas com relação a qualquer diferença”.

Atualmente, tanto auditores como diretores consideram como objetivos principais dos sistemas de controle interno a proteção e a custódia dos bens e a manutenção da confiabilidade dos demonstrativos financeiros.

Leia mais em:

• Como entender o controle interno da empresa
• Entenda a avaliação do controle interno
• Entenda o movimento de controle interno
• Entenda as implicações do controle interno para a direção
  

_{Fonte: Kenneth A. Marchant – Professor de Controle de Gestão na Harvard Bu­siness School, encarregado do curso “Sistemas de Controle”, ministrado neste centro universitário.}