Entenda as implicações do controle interno para a direção

Uma série de aspectos das avaliações do controle interno merecem ser sublinhados, porque serão úteis aos que estiverem à frente de tarefas de direção de empresa.

Um desses aspectos é que o uso do ter­mo controle interno pode induzir à confusão.

O significado da expressão contro­le interno nos Estados Unidos foi limita­do e seu uso está bastante normalizado, mas não acontece assim em todo mundo.

Por exemplo, a International Fédération of Accountants, que em 1981 representa­va 80 corporações contábeis de 59 países, escolheu uma definição mais ampla, que é a seguinte:

“O sistema de controle interno é o pla­no de organização de todos os sistemas coordenados, financeiros e de outro tipo, estabelecidos pela administração de uma empresa, para promover a consecução de seus objetivos de direção, que consistem em garantir na medida do possível uma gestão ordenada e eficiente de suas finan­ças, e que compreende a observância das normas administrativas, a proteção dos bens, a prevenção ou detecção de frau­des e erros, a precisão e integridade dos registros contábeis, e a oportuna preparação de uma informação financeira confiável”.

Esta definição é mais parecida com a ampla definição de controle interno formulada nos Estados Unidos em 1949 do que aquela que está atualmente em vigor neste país.

Oferece um bom exemplo de que a expressão controle interno não tem uma definição precisa e universalmente aceita.

Portanto, é evidente que se deve dar muita atenção ao modo como se usa a expressão em seu contexto específico.

Um conceito mais limitado

A segunda observação interessante baseia-se no fato de que as revisões de controle interno, realizadas pelo auditor externo, não são feitas com fins de ges­tão administrativa.

Em alguns sentidos, o controle interno é um conceito mais limitado do que o controle de direção, se­não em sua definição, pelo menos na ma­neira pela qual as avaliações dos contro­les internos se convertem em operacio­nais.

Uma diferença importante baseia-se no fato de que os auditores externos estão relacionados primordialmente com as demonstrações contábeis para fins informativos externos e não com documentos internos, tais como orçamentos e informes de resultados que se mencionam na definição norte-americana de 1949 sobre o controle interno.

Este ponto foi esclarecido no informe redigido em 1977 por um comitê do AICPA:

“O comitê considera que o controle in­terno contábil é aquele que se refere à confiabilidade das declarações financei­ras e aos amplos objetivos de autorida­de, custódia e proteção de bens do controle interno contábil; além disso, os controles de contabilidade devem abarcar to­dos os informes externos da contabilida­de financeira histórica”.

Diferenças entre auditores e diretores

A segunda diferença consiste em que as revisões dos auditores estão sensivelmente orientadas para as transações.

Mas os empresários devem ocupar-se de um gênero mais amplo de atuações, muitas das quais não acabam numa transação financeira (por exemplo, a escolha de uma estratégia de negócio).

A terceira diferen­ça está em que os auditores externos, enquanto se dedicam à proteção dos ativos da empresa, utilizam para isto a definição contábil daqueles, isto é, limitam sua tarefa aos ativos que aparecem nos demonstrativos financeiros, ao passo que os empresários devem ocupar-se de tudo o que tem valor econômico.

Os diretores devem tratar de muitos se­tores que constituem um fluxo potencial de dinheiro, mas que não aparecem nas páginas do balanço (por exemplo, a clientela, que se obtém mediante a propagan­da de um produto de qualidade e a aten­ção dada ao cliente).

Finalmente, os auditores não precisam dedicar-se aos problemas que não constituem matéria dos demonstrativos financeiros tomados em seu conjunto.

Nas grandes empresas, quantidades de centenas de milhares de dólares podem não ser importantes para os auditores externos; em compensação, a direção deve ocupar-se do montante destas quantidades.

Pontos de convergência

Existem áreas importantes de coincidência e semelhança de interesses entre o conceito de controle interno dos audito­res e a tarefa dos empresários ou gerentes com relação ao controle de direção.

Ambos os tipos de controle estão vinculados à capacidade da organização para enfrentar os acontecimentos futuros e incertos; além disto, os mecanismos necessários para a aplicação de um controle in­terno eficaz também são importantes pa­ra a implementação de um bom controle de direção.

Por outro lado, não há acor­do sobre as fronteiras entre o controle interno e o controle de direção, pois exis­tem sérias dúvidas, em quase todas as áreas (exceto em termos muito amplos), sobre qual é o tipo de controle mais efi­caz, mediante que provas demonstrá-lo e sobre o modo como atuam os controles individuais para consegui-lo.

É evidente, não obstante, que aqueles que estão orientados para as regras processuais e sobretudo os que os auditores externos enfocam em suas revisões, são uma parte essencial de um bom sistema de controle de direção.

Segundo D. R. Carmichael, no artigo “Behavioral Hypotheses of Internai Control”, que apare­ceu em The Accounting Review de abril de 1970, as debilidades de controle inter­no podem acarretar consequências mui­to graves, porque:

“Os seres humanos têm limitações mentais, morais e físicas inatas.

Portanto, onde existirem fraque­zas no controle interno, mais cedo ou mais tarde se produzirão erros e fraudes”.

Avaliação empresarial

Visto que o sistema de controle inter­no de uma organização constitui uma parte crítica do sistema de controle de dire­ção, é importante que a empresa o tenha avaliado de maneira semelhante àquela empregada pelos auditores externos, mas com algumas mudanças.

Primeiro, o âm­bito de revisão deve ser mais amplo.

Os controles sobre todos os sistemas importantes de informação administrativa (incluídos os financeiros; a informação externa e interna) devem ser revistos e comprovados.

Segundo, a revisão não só de­ve buscar a possibilidade de erros em transações específicas, mas também inves­tigar erros graves por omissão cometidos pela direção, como a incapacidade de identificar as mudanças nas tendências do mercado ou nos setores significativos do ambiente, assim como o fracasso na obtenção de economias de escala que pare­cem viáveis.

Terceiro, as limitações ma­teriais a que estão sujeitos os auditores externos devem ser eliminadas.

Do ponto de vista empresarial, a relação comercial custo/benefício é a única norma válida para avaliar os controles em alguma área particular; ou seja, os controles devem ser empregados se os benefícios que prometem são maiores do que os custos calculados para sua implementação e manu­tenção.

Leia mais em:

• Entenda as origens e evolução histórica do controle interno
• Como entender o controle interno da empresa
• Entenda a avaliação do controle interno
• Entenda o movimento de controle interno

_{Fonte: Kenneth A. Marchant – Professor de Controle de Gestão na Harvard Bu­siness School, encarregado do curso “Sistemas de Controle”, ministrado neste centro universitário.}