Entenda as novas tecnologias nos escritórios

Deixando de lado a informática tradicional, usada fundamentalmente para o processo de dados e gestão da empresa, estamos assistindo a uma transformação em profundidade dos trabalhos adminis­trativos que, de forma paulatina, adota­rão as técnicas de automação de escritó­rios, entre as quais se podem destacar:

• Tratamento de textos.
• Expediente eletrônico.
• Agenda e mensagens eletrônicas.
• Correio eletrônico.
• Redes locais e centrais PABX.
• Arquivos de grande capacidade.

Processamento de textos

O processamento de textos, chamado também word Processing, permite acrescentar, inserir, anular, transferir e copiar textos dentro de um documento ou entre documentos armazenados no mesmo sis­tema físico de processo de texto.

Os sistemas de processamento de tex­tos permitem a entrada da informação por mãos inexperientes e, depois do tra­tamento, uma impressão impecável, me­lhor do que se tivesse sido realizada por uma hábil datilógrafa.

Alguns sistemas de tratamentos de tex­tos estão adaptados a qualquer um dos idiomas existentes; ao alinhar a margem direita da folha, por exemplo, podem rigorosamente obedecer às regras gramati­cais de separação de sílabas (hifenação), comparadas até mesmo com um dicionário.

Dentro do texto podem inserir-se ta­belas ou gráficos, dado que também acei­tam cálculos aritméticos devidamente programados.

Um bom sistema permite inserir cabe­çalhos e rodapés, numerar páginas e/ou parágrafos, dar a cada página o formato desejado (disposição do texto, margens, dimensões do papel, etc).

Um único sistema de tratamento de textos pode ter várias telas-teclado com uma só impressora ou, pelo contrário, pode-se recorrer a equipamentos individualizados.

Expediente eletrônico

A organização eletrônica da informa­ção contida num sistema de automação de escritórios tem vários níveis, que se po­dem denominar de forma semelhante à tradicional de armazenar a informação.

• Arquivo.

É o elemento de maior capa­cidade de armazenamento dentro do sis­tema.

Somente podem consultar um ar­quivo as pessoas conhecedoras de sua chave de acesso.

Cada arquivo contém um certo número de expedientes.

• Expediente.

Um expediente contém cer­to número de documentos concretos.

• Documento.

É o elemento básico de da­dos.

Pode ter uma só página ou várias pá­ginas.

Os documentos podem ser modi­ficáveis ou permanecer bloqueados.

Agenda eletrônica e mensagem eletrônica

Pôr de acordo várias pessoas para uma reunião, sobretudo se residem em cidades distantes, pode ser um trabalho difícil.

Mediante um sistema de agenda eletrôni­ca a pessoa que convoca pode observar diversas possibilidades que as respectivas agendas oferecem, escolher a que se de­seja e convocar a reunião.

Uma variedade consiste no lembrete de assuntos em determinada data, mas sem determinação de um tempo de realização.

A mensagem eletrônica é um princípio de correio interno que remete mensagens ao destinatário desejado.

Quando o des­tinatário deseja ler a mensagem (ou men­sagens) acumulada, seleciona os documentos pendentes de leitura, a partir do seu expediente de mensagens eletrônicas.

O emissor da mensagem pode saber se a mesma foi lida ou se ainda está pendente.

Correio eletrônico (teletex e telefacsímile)

Com o nome de teletex conhece-se um sistema de correio eletrônico que permite a transmissão de textos e seu formato correto, usando a rede telefônica pública como base da transmissão.

Trata-se de um serviço semelhante ao telex, mais evoluído, de forma que o texto final seja idêntico ao texto inicial (maiúsculas, minúsculas, acento, etc).

As diferentes modalidades de telefacsímile têm copio características comuns a leitura por terminais especializados da informação alfanumérica e gráfica contida em documentos, sua transmissão por re­des de telecomunicação e sua reprodução à distância em terminais também de telefacsímile ou telecopiadoras.

O CCITT (Comitê Consultivo Interna­cional de Telefone e Telecomunicações) define três grupos de telefacsímile:

• Grupo 1: seis minutos para transmitir uma página DIN A4.
• Grupo 2: três minutos para transmitir uma página DIN A4.
• Grupo 3: um minuto para transmitir uma página DIN A4.

Redes locais e centrais PABX

Num futuro próximo, as LAN (Local Area NetWork), ou redes locais, podem ter uma grande importância.

São forma­das por um cabo de grande capacidade de transmissão ao qual se conecta a maioria dos elementos que o escritório automati­zado possui (máquinas de escrever, fotocopiadoras, impressoras, discos para armazenamento de dados, etc).

O sistema é concebido de modo que todos os elementos conectados possam receber mensagens procedentes de outros elementos da rede.

Trata-se de um verdadeiro siste­ma de informática distribuída.

Uma das redes locais pioneiras é conhecida com o nome de ETHERNET.

Foi uma criação conjunta das empresas Digital Equipment, Intel e Xerox.

As redes locais estão num período de evolução e aperfeiçoamento.

Ainda não existe uma normativa válida, mas algumas das grandes marcas já dotam suas novas unidades fabricadas de um núme­ro identificativo, que no futuro permiti­rá ligar qualquer terminal de uma rede lo­cal a outro terminal local, depois de conectar as redes entre si.

Uma competência direta das redes lo­cais são as centrais automáticas telefônicas PABX, dotadas de um computador que controla suas funções.

Simplifican­do, pode-se dizer que a central PABX busca resolver de forma centralizada o que o LAN realiza de forma descentralizada.

Arquivos de grande capacidade

Está nos inícios de sua comercialização o disco ótico digital (DOR) com registro e leitura mediante raios laser.

Acredita- se que o disco custará relativamente pouco, embora possam existir grandes osci­lações de preços.

Sua capacidade é de 10.000 megabits em cada face.

Se consideramos que um caractere se representa com 8 bits mais os de controle, pode-se estimar uma capacidade de 2.000 milhões de caracteres em cada disco.

Uma de suas características distintivas é a impossibilidade de apagar a informação armazenada; outra característica, seu desgaste quase nulo devido ao sistema de leitura empregado.

Seu uso parece muito adequado para informações maciças que só possam sofrer alterações aditivas, como o arquivo de uma empresa, o catálo­go de uma biblioteca, etc.

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_{Fonte: Victor Obach – Doutor Engenheiro Industrial. Foi chefe de infor­mática do Grupo Piher. Antigo Presidente da Con­venção Informática Latina.}