| Os sistemas de controle de direção, como o painel de controle de energia solar para a calefação, servem para detectar os erros e desvios dos objetivos da organização. |
Em todas as organizações, mesmo nas menores, realiza-se uma atividade denominada controle de direção.
Seu principal objetivo é assegurar a utilização eficaz e eficiente dos recursos da organização.
Algumas vezes funciona corretamente, outras não.
Em muitos casos, consiste de procedimentos altamente formalizados e atividades programadas de forma regular, ao passo que em outros casos tem o caráter informal e esporádico.
Em determinadas empresas ocupa grande parte do tempo dos diretores; em outras, só os afeta de maneira marginal.
Certos sistemas de controle de direção delegam aos diretores de divisão ou departamento um alto grau de autonomia para a tomada de decisões, enquanto que noutros os executivos não têm praticamente qualquer autoridade ou responsabilidade no que se refere às decisões sobre a utilização dos recursos.
Princípios básicos
Como acontece com muitos outros aspectos da administração de empresas, os princípios para o controle de direção são incompletos e com frequência contraditórios.
Visto que se relacionam com o comportamento das pessoas, a motivação dos diretores e a função da informação, não se prestam facilmente a experimentos ou provas.
De todo modo, oferecem um esboço das principais linhas para conhecer e enfrentar os problemas básicos da gestão e, consequentemente, os diretores se beneficiarão levando-os em consideração, em lugar de ignorá-los.
Em geral, os que utilizam os princípios de controle de direção, para o projeto de sistemas relacionados com a alocação de recursos, acham-nos sumamente úteis.
Projeto de sistemas
Como indica o comentário anterior, embora existam princípios, não há uma única maneira correta de projetar um sistema de controle de direção.
Diferentes organizações do mesmo setor ou indústria, que competem entre si com êxito pelo mesmo tipo de clientes, podem ter (e de fato têm) sistemas distintos.
Algumas aplicam processos de informação muito formalizados e oferecem aos diretores de todos os níveis uma cópia de dados relacionados com suas atividades; esperam deles rigoroso respeito pelos objetivos financeiros fixados no processo orçamentário, também formalizado.
Outras organizações utilizam o orçamento como guia de orientação geral, e por isso só examinam a atuação de um diretor no final do exercício para ver se os satisfaz.
Existem ainda inúmeras variantes.
A tendência de que deve haver um único sistema correto de controle de direção é relativamente nova; talvez não tenha mais do que dez ou quinze anos.
Surgiu como resultado da observação direta, por parte dos pesquisadores, das atividades das empresas bem-sucedidas em sua gestão, inserindo-se dessa forma como elemento integrante de uma nova filosofia pensar sobre o projeto organizacional em geral: a teoria da contingência.
Essa teoria sustenta que não existe uma única maneira correta de organizar, e que a forma organizacional mais adequada é a que oferece um ajuste com o ambiente onde a empresa funciona, com sua orientação estratégica geral e com os valores e motivações do pessoal-chave.
O sistema de controle de direção de uma organização deve conseguir o mesmo tipo de ajuste.
A figura “Enfoque contingente num sistema de controle hospitalar” ilustra o fato de que não existe um único sistema de controle correto, visto que este depende de sua capacidade de ajuste com o ambiente onde a empresa exerce suas atividades.
Um exemplo esclarecerá os diferentes projetos de sistemas de controle: uma empresa química alemã procura operar a custos progressivamente mais baixos, pois a eficiência na produção é a chave de seu êxito.
Consequentemente, sai em busca de economias de escala, concentra-se no emprego de métodos de produção, e funciona com um processo de tomada de decisões altamente centralizado.
Por outro lado, uma empresa química sueca vive constantemente à cata de novos mercados e, de modo geral, não se caracteriza por uma produção de custos mais baixos; atrai clientes e ganha lucros graças à inovação e às vendas, e está sempre em busca de novas formas de ajudar os clientes na utilização de seus produtos.
Seu processo de tomada de decisões está muito descentralizado, o que permite aos diretores de divisão, que conhecem melhor os clientes, decidir sobre tudo o que se relaciona com o desenvolvimento da linha de produtos e das novas técnicas de produção que poderão ser implantadas.
Nenhuma dessas duas estratégias é errônea; são simplesmente diferentes e também pressupõem diretores com conhecimentos e habilidades diferentes.
As duas podem ser igualmente eficazes se estão em boa sintonia com o mercado para o qual produzem.
De fato, é possível que as duas empresas possam operar no mesmo mercado, cada uma dedicada a um tipo diferente de cliente.
O mais importante para o tema que nos ocupa, entretanto, é que as duas empresas terão sistemas de controle de direção bastante diferentes.
O que é, então, um sistema de controle de direção?
O que se pode dizer sobre esse tema para facilitar aos executivos, de empresas grandes e pequenas, o estudo de seu projeto e de seu ajuste dentro de sua organização?
O que é um sistema de controle de direção?
Em linhas gerais, um sistema de controle de direção se parece com qualquer outro sistema. Consiste numa estrutura e num processo.
A estrutura diz como é o sistema; o processo informa o que ele faz.
Ao estudar o sistema do corpo humano, por exemplo, estuda-se a anatomia (a estrutura) e a fisiologia (o processo).
Comparativamente, pode-se dizer que um sistema de controle de direção tem sua anatomia e sua fisiologia.
Leia mais em:
- Entenda a estrutura do controle de direção
- Entenda o controle e responsabilidade
- Entenda a motivação no controle de direção
- Entenda as providências para corrigir falhas
- Entenda o balanço do enfoque da contingência
Fonte: David W. Young – Professor de Sistemas de direção da Universidade de Harvard, dirigiu o programa Health Policy and Management de 1979 a 1982. É perito em sistemas de controle de programas sanitários.
