Normalmente, parte-se do pressuposto de que se deve adquirir quantidades suficientes para satisfazer as necessidades futuras.
Infelizmente, isto não é tão simples.
Boa parte das dificuldades tem sua origem no grande número de elementos adquiridos, mas sobretudo, no tempo que transcorre até o momento da entrega, visto que muitos elementos e serviços não se encontram à disposição instantaneamente.
Se há necessidade de um prazo prolongado para o fornecimento, talvez se faça necessário um estudo da previsão das necessidades futuras, o que implica a possibilidade de cometer erros de previsão.
Em alguns casos, a quantidade necessária não é aquela que se fornece normalmente ou aquela para a qual é possível conseguir o melhor preço.
A decisão quanto à quantidade pode ser afetada também pelos estoques, por problemas de transporte e pelas condições gerais do mercado.
A conversão das previsões de vendas ou de utilização em planos de aprovisionamento requer a identificação dos componentes individuais, ou das necessidades de material, e a transformação das necessidades individuais em exigências totais durante determinado período.
Muitos fabricantes utilizam as chamadas explosões do artigo para identificar todos os componentes de um determinado produto final.
Essas explosões, que consignam listas de peças ou notas de materiais, permitem globalizar facilmente as necessidades de compra mediante sistemas informatizados que levam em consideração as previsões de vendas.
Frequentemente, os componentes normalizados são comuns a uma série de produtos finais, e por isso se exige uma combinação adicional para estabelecer a necessidade total de compras.
É precisamente neste ponto que existem dois enfoques principais, dentro das técnicas de direção, para a determinação da quantidade necessária.
O enfoque tradicional tem consistido em empregar métodos estatísticos para identificar a demanda e utilizar os estoques como um meio de proteção contra as diferenças entre as necessidades reais e as previstas.
Esse enfoque é ainda viável para os elementos de demanda independente, com exceção da contratação de sistemas.
Contudo, para os elementos de tipo dependente, os sistemas de Planejamento de Requerimentos (MRP) e de Justo a Tempo proporcionaram alternativas interessantes.
Análise ABC
A análise ABC, também chamada curva de Pareto por seu criador, o italiano Alfredo Pareto, baseia-se na observação de que uma pequena porcentagem da população total controla a maior parte da riqueza de um país, seja qual for o país considerado.
O princípio é aplicável à gestão de materiais e é muito útil na análise e na categorização das decisões concernentes à determinação de quantidades.
Da aplicação da curva de Pareto deduzem-se três classes de compras, tal como se reflete no quadro ”Análise ABC”.
As porcentagens que aparecem nesse quadro podem variar um pouco de uma empresa para outra, mas o princípio em geral é válido para a gestão de materiais porque permite a concentração de esforços nas áreas de maior proveito.
É preciso também prestar uma atenção especial aos elementos A, ao preço que se paga por eles e à quantidade estocada dos mesmos.
Os elementos C normalmente se adquirem em quantidades maiores por sistemas de rotina, e por isso exigem um mínimo de pessoal.
Estoques
Para artigos repetitivos, na maioria das empresas é costume manter estoques.
Os estoques proporcionam um bom serviço aos clientes, facilitam o fluxo das mercadorias no processo de produção, oferecem uma adequada proteção contra as incertezas da oferta e da demanda e permitem uma utilização razoável nos equipamentos industriais e do projeto.
A hipótese de que se parte é a de que os custos de não possuir estoques são maiores do que os de possuí-los.
Depósitos
É conveniente enfatizar a importância de uma boa gestão dos depósitos – aspecto diferente do controle de estoques – porque, na realidade, o único material que se pode utilizar é o que se encontra à mão nos depósitos.
Como normalmente as decisões sobre quando e quanto se deve pedir se baseiam nas fichas de estoques, é importante que haja correspondência entre as fichas de inventário e os depósitos.
Os depósitos devem classificar e registrar numérica e cuidadosamente os estoques, para tornar possível sua entrega no momento em que forem solicitados.
Do ponto de vista do controle convém centralizar os depósitos.
Na perspectiva do usuário, pelo contrário, é melhor que os depósitos de materiais estejam situados perto do ponto onde vão ser utilizados.
Por outro lado, é normal ter os armazéns fisicamente colocados de tal maneira que os elementos de que se necessita com maior frequência sejam os mais acessíveis.
| Nos armazéns de uma cooperativa agrícola, o chefe deve enfatizar o aspecto importante do controle dos estoques, porque, para a embalagem dos produtos agrícolas que a cooperativa exporta para outros países, só pode contar com aqueles materiais que tem à mão e não com os consignados na ficha de estoque. Como as decisões sobre quando e que quantidade se deve pedir sempre se baseiam na ficha de estoques, é importante que os encarregados de armazém verifiquem se existe uma correspondência real entre as fichas do inventário e os estoques que figuram no armazém. |
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Fonte: Michiel R. Leenders – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA e Pedro Nueno – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA, e professor do IESE.
