Fornecedores internacionais
O comércio internacional cresceu rapidamente.
Atravessar as fronteiras nacionais, porém, exige que se levem em consideração aspectos como: câmbio de divisas, acordos sobre pagamentos, transportes, tarifas e problemas de idiomas e de tipo cultural.
O comprador tem também a possibilidade de escolher o trato direto com o fabricante estrangeiro ou de utilizar um importador ou um comerciante local que conheça os suprimentos em escala internacional.
| Uma das principais fontes de informação sobre os fornecedores são as feiras de amostras comerciais. A vantagem de uma feira sobre os catálogos, guias de fornecimento, anúncios, revistas comerciais e outros tipos de fontes externas ao departamento de compras é que na feira se produz um contato pessoal com o fornecedor. Deste modo, a pessoa responsável pelos suprimentos pode comprovar diretamente a qualidade do artigo que vai comprar. Somente nas feiras é possível examinar diretamente produtos, que por seu tamanho, não se pode deslocar. |
Compra a futuro
No campo das mercadorias de tipo geral, como os metais, os produtos agrícolas e outras mercadorias básicas, o comprador raramente pode influir de maneira direta no preço.
Não obstante, o fator da oportunidade no tempo em que se realizam as compras de tais mercadorias é crucial para determinar o preço.
Portanto, quando os preços estão baixos, o comprador deve decidir se se compromete a comprá-las com esses preços durante determinado período no futuro ou se prefere esperar.
Fabricar ou comprar
Comprar certas mercadorias ou serviços fora da empresa, ou consegui-los na mesma é sempre uma decisão de suprimento.
Por exemplo, os serviços de limpeza e de preparação das refeições podem ser contratados fora da empresa, embora, tradicionalmente, se tenha preferido consegui-los na própria empresa, baseando-se em argumentos de controle e de custo.
Recentemente, vem sendo aceito de forma progressiva que os fornecedores especializados neste tipo de serviços podem oferecer vantagens em comparação com a empresa.
Pode-se aplicar a expressão integração vertical para trás à situação em que o comprador decide adquirir a propriedade de determinado fornecedor para assegurar-se uma fonte de suprimentos.
Estratégia de suprimento
É possível desenvolver uma estratégia de suprimento no aspecto organizacional e também para grupos de mercadorias.
O plano estratégico consiste em articular objetivos e meios de alcançá-los congruentes com os objetivos e as estratégias de organização (tanto a curto como a longo prazo).
Desenvolvimento de fornecedores
Se o comprador não encontra fontes adequadas de suprimento, é possível desenvolver novas fontes.
Esse processo é conhecido com o nome de desenvolvimento de fornecedores e implica um alto grau de compromisso com o futuro fornecedor ao qual se transfere tecnologia ou se lhe antecipam pagamentos, prestando lhe uma intensa colaboração.
Procedimentos de suprimento
A área de gestão de materiais requer uma ampla gama de processos operacionais para as tarefas cotidianas.
A grande quantidade de elementos, o importante volume econômico, a necessidade de estabelecer um sistema regular de auditoria e as graves consequências de um rendimento insatisfatório são razões fundamentais para desenvolver um sistema eficiente.
O processo de compras está conectado com quase todas as funções que uma organização realiza, assim como com o exterior, criando a necessidade de completos sistemas de informação.
A informatização do processamento de dados teve um impacto crucial no processo de compras e na direção do mesmo.
A seguir, enumeram-se as linhas gerais de um eficiente sistema de suprimento:
- Determinação da necessidade.
Toda aquisição tem sua origem na identificação de uma necessidade concreta, sentida por qualquer pessoa pertencente à organização.
A forma normal de levar em consideração essa necessidade é a apresentação de uma petição de compra.
- Indicação exata do caráter e da quantidade do artigo.
Nenhum comprador faz uma compra sem saber exatamente aquilo de que precisa o departamento peticionário.
O comprador deve questionar a validade de determinada especificação do produto se, na sua opinião, a organização viria a ser beneficiada introduzindo uma modificação.
O pedido de compras deve conter normalmente os seguintes dados: data, número de identificação, departamento de origem, conta em que deve ser lançado, descrição completa do material desejado e de sua quantidade, instruções de remessa, inclusive a data para a qual se solicita o material e a assinatura da pessoa autorizada para emitir a petição de compra.
- Seleção das possíveis fontes de fornecimento.
A seleção dos fornecedores constitui um aspecto importante da função do departamento de compras, pois implica a localização de uma fonte de fornecimento adequada e a consecução de um acordo satisfatório quanto ao fornecimento e ao preço do material desejado.
Nesta etapa, com frequência se utiliza uma fórmula denominada solicitação de oferta.
- Análise das alternativas e realização do pedido.
Depois da análise das propostas e da escolha do fornecedor, o próximo passo é a realização de um pedido.
Normalmente, utiliza-se um impresso para fazer a análise das propostas, mas não existe uma prática uniforme.
Para a realização de um pedido utiliza-se um formulário padrão de pedido de compra, pois, caso contrário, podem surgir complicações legais graves.
Embora os impressos dos pedidos possam variar substancialmente de uma organização à outra, as exigências essenciais são: número do pedido, data de emissão, nome e endereço da empresa que recebe o pedido, quantidade e descrição dos elementos pedidos, data dentro da qual deve ser feito o fornecimento, instruções de expedição, preço, condições de pagamento e condições que regem o pedido.
É normal fazer uma série de cópias do pedido de compra para mandar uma ao fornecedor, conservando duas cópias no departamento de compras, uma em um arquivo cronológico e outra em um arquivo alfabético, para cada fornecedor.
Por último, pelo menos uma cópia vai para o departamento de contabilidade.
- Acompanhamento e ativação do pedido.
O acompanhamento é uma atividade rotineira que consiste em seguir o desenvolvimento de um pedido, para assegurar que o fornecedor terá condições de fazer o fornecimento dentro do previsto.
A ativação consiste na pressão exercida sobre os fornecedores para que se atenham às previsões originais dos fornecimentos ou para que os realizem antes do previsto.
- Recepção e inspeção das mercadorias.
Todas as remessas que entram devem ser comprovadas pelo departamento de recepção.
Com frequência emite-se um boletim de recepção que pode ser confrontado com a ordem de compra.
Além de verificar a quantidade das mercadorias recebidas, realiza-se também uma inspeção quanto à sua qualidade.
Normalmente, o controle de qualidade não se pratica na seção de recepção das mercadorias, visto que o receptor comprova somente a eventual existência de danos ocorridos no transporte.
- Comprovação da fatura de pagamento ao fornecedor.
Não é raro que as faturas cheguem antes das mercadorias.
A finalidade essencial de comprovar a fatura é assegurar-se de que esta, o boletim de recepção e a ordem de compras original se correspondem.
Quando tudo está em ordem, realiza-se o pagamento ao fornecedor de acordo com as condições e os prazos estabelecidos na ordem de compra.
Se surgirem dificuldades, caberá ao departamento de compras solucioná-las.
- Manutenção dos registros.
A última fase do processo consiste em completar os registros do departamento de compras.
Constitui uma prática normal a retenção das ordens dos pedidos durante um prolongado período de tempo, ao passo que os documentos internos, como os pedidos de compra, podem ser inutilizados com maior rapidez.
Na maior parte das organizações, um manual de políticas e procedimentos de compras enumera todas as fases necessárias para um suprimento eficaz, apresentando os impressos adequados necessários.
Leia mais em:
- Como entender como funciona das compras
- Entenda a organização do suprimento no setor público e privado
- Entenda a qualidade e inspeção no processo de compras
- Entenda as quantidades, fornecimentos e estoques na gestão de compras
- Entenda o preço na gestão de compras
- Entenda a seleção de fornecedores junto a área de compras
Fonte: Michiel R. Leenders – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA e Pedro Nueno – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA, e professor do IESE.
