A seleção dos fornecedores é a responsabilidade mais importante do departamento de suprimentos.
A tarefa fundamental dos responsáveis pelo departamento consiste em localizar fontes confiáveis e progressivas de suprimentos, em assegurar e manter seu interesse e cooperação.
Todas as outras contribuições das compras para a empresa são secundárias com relação à seleção de fornecedores competentes.
Razões para a seleção de um fornecedor
Muitas pesquisas foram feitas para estabelecer os fatores determinantes da seleção de um fornecedor.
Evidentemente, os fatores variam segundo a situação.
Por exemplo: a necessidade de compra de um volume elevado pode ser satisfeita de maneira diferente, se fizer mediante um pedido único ou por meio de uma série sucessiva de pedidos.
Os fatores normais compreendem habitualmente: qualidade, suprimento, histórico do fornecedor, garantia e reclamações, políticas, instalações de produção e capacidade, preços, capacidade técnica, posição financeira, cumprimento dos processos estabelecidos, sistemas de comunicação, reputação e posição no setor industrial, vontade de negócio, direção e organização, controles operativos, serviço de reparação, atitude, impressão, habilidade de embalagem, registro de relações trabalhistas, localização geográfica, volume de negócio realizado anteriormente, ajudas de treinamento e acordos recíprocos.
Um determinado comprador deve avaliar basicamente qual desses fatores é mais importante para a compra que vai realizar.
Qualidade de um fornecedor
O bom fornecedor é aquele que proporciona a qualidade especificada, fornece no momento estabelecido, tem um preço aceitável, possui capacidade de reação frente a necessidades não previstas (como o incremento ou a diminuição repentina no volume do negócio, as mudanças nas especificações ou nos problemas de serviço) e é capaz de atender a quaisquer outras solicitações razoáveis.
O bom fornecedor toma a iniciativa de sugerir melhores maneiras de servir os clientes e procura encontrar novas formas de desenvolver produtos e serviços que permitirão aos clientes economizar em suas operações.
Além disso, o bom fornecedor avisará com suficiente antecedência da possível escassez de materiais, das greves ou de qualquer outro fator que possa afetar as operações do comprador.
O bom fornecedor oferecerá também assistência técnica e de outro tipo quando for solicitado por seus clientes e manterá sua competitividade de maneira continuada.
É difícil encontrar fornecedores desse tipo pois, em muitas indústrias, é possível que só existam um, dois ou três que reúnam estas condições.
A arte de um bom comprador consiste em encontrar e manter bons fornecedores ao longo do tempo.
Fontes de informação sobre fornecedores
Depois de avaliar as características de um fornecedor ideal, a próxima fase é averiguar as fontes possíveis de suprimento.
O conhecimento dessas fontes é uma qualificação primária para qualquer comprador eficaz.
Além da experiência e da memória, algumas das principais fontes de informação com relação aos fornecedores consistem em catálogos, revistas comerciais, anúncios, guia de fornecedores e suprimentos, feiras comerciais, pessoal de vendas e os registros do próprio departamento de compras.
É normal que o pessoal do suprimento faça visitas pessoais às fábricas dos fornecedores.
Tais visitas, que podem trazer informações que não se encontram à disposição do comprador por nenhum outro meio, são realizadas conjuntamente com os ramos de marketing, de fabricação e de engenharia.
Avaliação dos fornecedores
A avaliação dos fornecedores é uma tarefa permanente do suprimento.
Estes devem ser controlados para comprovar se obtém o rendimento devido.
É preciso buscar novas fontes de fornecimento para comprovar se seu potencial garante o futuro dos suprimentos.
É normal que os fornecedores existentes sejam avaliados quanto à qualidade, aos preços e ao serviço que oferecem.
Nas grandes empresas existem complexos sistemas de avaliação que atribuem pontuações a cada um desses fatores.
Para os novos fornecedores utilizam-se com frequência pedidos de prova com a finalidade de verificar sua capacidade.
Antes de mandar um pedido desse tipo, também é natural que se avaliem as possibilidades do fornecedor quanto aos fatores que se consideram mais importantes para a compra.
Estes incluem, no mínimo, a investigação de sua capacidade de conseguir uma determinada quantidade, a consulta a outros usuários que utilizem o mesmo fornecedor e a avaliação da seriedade da empresa do ponto de vista financeiro e de direção.
Leia mais em:
- Entenda os suprimentos especiais na área de suprimentos
- Como entender como funciona as compras
- Entenda a organização do suprimento no setor público e privado
- Entenda a qualidade e inspeção no processo de compras
- Entenda as quantidades, fornecimentos e estoques na gestão de compras
- Entenda o preço na gestão de compras
Fonte: Michiel R. Leenders – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA e Pedro Nueno – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA, e professor do IESE.
