Cada elemento que se compra deve desempenhar uma função e servir para a realização de certas tarefas.
Poucas pessoas se dão ao trabalho de refletir sobre a função básica que determinado elemento desempenha.
Compreender essa função constitui o núcleo de um sistema de suprimento eficaz; o fato de ignorá-la leva com frequência a uma especificação imprópria.
Por exemplo: uma mangueira talvez seja muito curta, pode ser que uma cobertura encolha, que um parafuso se quebre, que um motor se queime, que uma pintura se desprenda, que vibre uma máquina e que determinada peça não se acople.
Comprar qualidade talvez não seja a resposta adequada.
Conhecer a utilidade do artigo é um requisito indispensável para realizar uma compra com a qualidade adequada.
Como decidir a compra adequada
Decidir o que se deve comprar requer algo mais do que algumas considerações técnicas, visto que a qualidade técnica mais exigente ou o caráter mais adequado para determinada função, uma vez definida, não significa necessariamente a qualidade desejável para a compra.
Convém estabelecer a distinção entre esses tipos de qualidade:
- A qualidade técnica refere-se estritamente às dimensões, ao desenho, às características químicas ou físicas e similares do produto,
- A qualidade econômica exige determinada adequação do artigo, mas considera também essenciais o custo e a facilidade de fornecimento.
Além disso, a decisão sobre o que constitui a compra mais adequada para qualquer necessidade determinada fica condicionada, em boa parte, por problemas de suprimento.
Nem o técnico nem o usuário nem a pessoa dedicada à produção, de um lado, nem o chefe de compras, de outro, estão em condições de tomar uma decisão adequada sobre qual é a melhor compra, se não trabalham de maneira coordenada.
A capacidade de todas as partes de analisar as transações em perspectiva influirá nas decisões finais.
Descrição da qualidade
É normal que a qualidade desejada seja descrita através de diferentes meios, entre os quais se incluem: a marca, as especificações (descrição de características físicas ou químicas, material e métodos de fabricação, comportamento), os desenhos técnicos, os métodos gerais (como a qualidade comercial ou a mostra), e com frequência mediante a combinação de dois ou mais dos pontos anteriores.
Normalização e simplificação
De nada serviria levar em consideração as especificações sem fazer referência aos esforços para normalizá-las e simplificá-las.
A normalização supõe um acordo prévio sobre o tamanho, o desenho, a qualidade e outras características similares.
Trata-se essencialmente de um conceito técnico e de engenharia.
A simplificação refere-se à redução no número dos tamanhos, dos desenhos e de outras características similares.
O objetivo da simplificação é seletivo e comercial, tem o intento de determinar os tamanhos mais importantes para concentrar neles a produção.
A simplificação pode ser aplicada a artigos já normalizados, quanto a desenho ou tamanho, ou como uma fase preliminar à normalização.
Inspeção
A seção de controle de qualidade da organização não se ocupa apenas da tarefa técnica de submeter os materiais admitidos na recepção a certas provas definidas, para assegurar que tais elementos estejam de acordo com a descrição estabelecida no pedido.
Ela também colabora na confecção das especificações, pelo menos no sentido de reforçar a capacidade da organização para a comprovação de que tais especificações se cumpram.
Também pode verificar amostras, investigar reclamações e erros e inspecionar materiais devolvidos aos depósitos para determinar as possibilidades de sua recuperação.
Da mesma forma, o controle de qualidade pode ser requerido para examinar o material recuperado e fazer recomendações quanto a seu destino.
Por último, supõe-se que a seção de controle de qualidade avalie os programas de garantia de qualidade nas fábricas dos fornecedores e seus sistemas de suprimento antes de lhes formular um pedido.
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Fonte: Michiel R. Leenders – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA e Pedro Nueno – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA, e professor do IESE.
