Qualquer organização, tanto do setor público como do privado, depende, em maior ou menor grau, dos materiais e dos serviços fornecidos por outras organizações.
Mesmo um pequeno escritório precisa de espaço, calefação, iluminação, serviços de comunicação, bem como móveis, papel e outros materiais, para desempenhar suas funções. Nenhuma organização é auto suficiente.
Portanto, o suprimento constitui uma das funções comuns básicas de qualquer organização.
Centralização
Se a organização enfoca o suprimento de forma descentralizada, os diretores de departamento serão os responsáveis pela direção de seus próprios suprimentos.
A vantagem dessa forma de proceder está em que o usuário conhece as necessidades de seu departamento melhor do que ninguém.
Sua atenção pode ser mais rápida, visto que, no momento em que um departamento necessita de alguma coisa, o diretor pode pedi-la simplesmente por telefone.
Não obstante, as vantagens dos suprimentos centralizados são tantas que quase todas as organizações, exceto as mais reduzidas, assim os estruturam.
Nos suprimentos centralizados estabelece-se um departamento independente, ao qual se outorga autoridade para realizar a totalidade das compras.
As vantagens que se podem conseguir de um serviço centralizado do aprovisionamento são as seguintes:
- Possibilita a especialização e a profissionalização nas decisões de suprimento e permite uma utilização mais racional do tempo.
O perito na matéria tem um conhecimento especial das técnicas de suprimento, das fontes de fornecimento, dos materiais já disponíveis e dos novos, dos processos mediante os quais se fabricam os materiais, dos mercados e dos preços.
Os empregados de áreas diferentes da organização podem dedicar seu tempo às funções básicas que lhes são confiadas.
- É mais fácil de conseguir a normalização.
- Minimiza a duplicação administrativa.
- Pode oferecer aos fornecedores quantidades de pedidos suficientemente volumosas para que eles se sintam realmente atraídos.
Esse fenômeno, que se denomina imagem, supõe que o fornecedor retribui com contrapartidas, como um fornecimento mais rápido ou um desconto no preço.
Também pode representar uma economia no transporte, porque as entregas envolvem quantidades muito maiores de mercadorias.
- Nos períodos de escassez de materiais, um departamento não compete com outro para o mesmo fornecimento, provocando dessa forma o aumento dos preços.
- Simplifica os trâmites administrativos para os fornecedores, visto que não precisam visitar várias pessoas da mesma empresa.
- Proporciona melhor controle das obrigações de compra, o que permite regular os fluxos de fundos.
Especialização dentro do suprimento
Dentro do próprio departamento de suprimento, a tarefa genérica se organiza frequentemente a partir de uma especialização adicional.
Evidentemente, em uma organização pequena, cujo departamento de suprimento é formado por uma só pessoa, não é possível a especialização, e a pessoa encarregada deverá exercer todas as funções.
Em grandes organizações, a especialização funcional põe em evidência quatro atividades independentes, como ilustra a figura intitulada ”Estrutura organizacional típica de um grande departamento de compras”.
A figura mostra que, em uma grande empresa, a especialização funcional obriga a estruturar a organização do suprimento em quatro níveis autônomos. Na seção de compras, o pessoal encarregado deve selecionar os fornecedores, analisar sua capacidade de fornecimento e fixar as condições dos acordos estabelecidos. A seção de acompanhamento e ativação realiza uma vigilância sobre o fornecedor, comprovando de que maneira cumpre as obrigações assinadas. A administração se encarrega de fazer tramitar os documentos de compra, manter os dados necessários para o departamento e preparar os informes para a direção. A seção de investigação das compras ocupa-se da análise e da coleta de dados daqueles projetos que podem melhorar as decisões de compra.
Na seção de compras e negociação, o pessoal tem de localizar e selecionar os potenciais fornecedores, analisar sua capacidade de fornecimento e fixar os preços, os prazos e as condições dos acordos concluídos com aqueles.
Essa atividade normalmente especializa-se de maneira adicional, segundo o tipo de materiais que devem ser comprados, como matérias-primas, combustíveis, materiais de equipamento, equipamentos e materiais de escritório e de manutenção, consertos e operações.
A seção de acompanhamento e ativação recebe os contratos de suprimento e realiza uma vigilância sobre o fornecedor, comprovando a maneira como este cumpre suas obrigações de entrega e qualidade, evitando assim interrupções de surpresa.
Se aparecem problemas inesperados, pressiona o fornecedor e ajuda-o a resolvê-los.
A administração encarrega-se de elaborar e fazer tramitar os documentos formais de compra, manter os dados necessários para que o departamento funcione, e de preparar os informes pertinentes para a direção.
Quando a empresa dispõe de sistemas informatizados aplicados aos materiais, serão os empregados dessa seção que se encarregarão de executá-los.
A seção de pesquisa das compras compreende o indivíduo ou grupo de empregados que se ocupa (ou ocupam) de projetos especiais relacionados com a coleta, a classificação e a análise dos dados necessários para executar decisões de compras melhoradas.
Podem ser levados a cabo estudos especiais de temas como materiais alternativos, previsões de preços e fornecimentos, análise de custos de fabricação e de transporte, etc.
Autoridade nas compras
Na maioria das organizações descrevem-se as funções da autoridade do departamento de compras no manual de política da organização.
Normalmente o diretor geral delega ao diretor de compras as seguintes funções:
- O direito de escolher o fornecedor.
- O direito de adotar qualquer processo apropriado para a fixação de preços, assim como de determinar os preços e as condições do acordo de suprimento.
- O direito de questionar as especificações que o vendedor propõe.
- O direito de controlar todos os contatos com fornecedores potenciais.
A seção de suprimentos pode ser considerada como aquela cujos indivíduos desempenham a missão de vigilantes do valor dentro da organização.
Seu objetivo principal é obter o melhor valor dos fundos gastos.
Normalmente, a delegação de autoridade está sujeita a certos limites financeiros, de maneira que outros altos diretores terão de assinar conjuntamente os pedidos que excederem certos limites.
Organização da direção de materiais
A direção de materiais reconhece que as decisões não são independentes das ações que se produzem em outros lugares da organização.
Portanto, é necessário concentrar a autoridade e a responsabilidade das decisões sobre os materiais, para evitar que surjam objetivos potencialmente em conflito com outras áreas da organização.
A figura ”Organograma da direção de materiais” mostra uma estrutura organizacional típica da direção de materiais.
Este esquema mostra uma estrutura organizacional típica da direção de materiais. O organograma responde à necessidade de unificar a autoridade das decisões sobre os materiais, para evitar que surjam objetivos conflitantes com outras áreas da empresa, devido à importante interdependência que existe entre os suprimentos das diferentes seções da organização.
Funções da direção de materiais
A direção de materiais compreende as seguintes funções:
- Planejamento e controle de materiais.
Compreende as exigências agregadas de planificação de materiais para cumprir o plano geral de produção.
- Programação da produção.
Refere-se ao número de unidades que devem ser produzidas, aos intervalos de tempo previstos para a produção e à disponibilidade dos materiais e das máquinas para fabricar o número de unidades especificado, dentro dos limites de tempo necessários.
- Recepção e expedições.
A seção de recepção e expedições é responsável pela manipulação física das entradas de materiais, sua identificação, verificação das quantidades, preparação de informes e pela destinação dos materiais aos locais onde devem ser utilizados ou estocados.
Em algumas organizações aí também se incluem a responsabilidade pela embalagem dos produtos acabados e a entrega ao transportador.
- Depósitos.
Trata-se do estabelecimento dos sistemas de salvaguarda física apropriados para proteger os elementos do inventário contra os danos, contra a obsolescência devida a processos defeituosos de rotação dos estoques, e contra os roubos, bem como dos registros que permitem a imediata localização dos diferentes elementos.
- Movimento dos materiais dentro da fábrica.
Inclui todas as atividades referentes ao deslocamento dos materiais desde seu ponto de recepção ou armazenamento até o lugar onde vão ser utilizados.
- Tráfego.
Essa função controla: a escolha dos transportadores, a documentação e controle das remessas, o estudo dos serviços e das tarifas dos transportadores, a comprovação e eventual aprovação das tarifas dos transportadores para seu pagamento e a avaliação de seu comportamento.
Ela também analisa: a assessoria dos custos totais do transporte inclusive carga e descarga, os métodos de embalagem, o tempo de trânsito, roubos ou outras perdas que se possam produzir durante esse intervalo, e o desenvolvimento das técnicas necessárias para reduzir os custos gerais do transporte.
- Venda de sucata, resíduos e excedente.
Na eliminação dos excedentes é importai te conseguir o valor mais alto possível impedir a escassez dos materiais críticos e proteger o meio ambiente.
- Controle de qualidade.
A responsabilidade pela inspeção das matérias-primas de entrada e das operações dos forneci dores é atribuída ao controle de qualidade.
- Controle dos estoques.
Mantêm-se os registros detalhados das peças e dos materiais utilizados no processo de produção, os registros das peças e dos materiais solicitados, e realizam-se os inventários periódicos físicos para verificar ou ajustar tais registros.
Além do controle dos inventários da produção, é necessário também controlar os materiais não produtivos, como as ferramentas de consumo, os materiais de escritório e os de manutenção e reparação.
Uma organização completa da direção de materiais inclui uma grande quantidade de funções, cuja coordenação representa um desafio crucial.
Não obstante a vinculação das diferentes funções relacionadas com os materiais ganhou uma popularidade considerável nos últimos 20 anos, sob a pressão crescente para conseguir uma maior eficácia organizativa no fornecimento dos materiais.
Compra sem estoque ou contrato de sistemas
A comprovação da existência de muitos elementos de natureza repetitiva e de valor relativamente pequeno deu impulso ao desenvolvimento de uma série de sistemas para atender às petições de compra.
O sistema mais conhecido é o da compra sem estoques ou contrato de sistemas, no qual o fornecedor mantém a totalidade dos estoques e os fornece em um prazo muito breve, por exemplo, em 24 horas.
O fornecedor faz as entregas diariamente e recolhe, simultaneamente, os pedidos dos materiais para o dia seguinte; ele fatura só uma ou duas vezes por mês a totalidade dos pedidos geridos e proporciona então a documentação que constitui o suporte da fatura.
É corrente dispor-se de um catálogo do fornecedor, a partir do qual se possam fazer os pedidos.
Emprego do processamento de dados
O grande volume de dados e a necessidade de uma grande precisão fazem dos processos de informatização de dados uma aplicação lógica da gestão de compras.
É possível automatizar a quase totalidade das fases do processo de compras da maior parte das empresas, como o demonstra o ”Diagrama simplificado de um sistema automatizado de compras”.
A figura põe em evidência como se estrutura um sistema de automação dos suprimentos em todas as suas fases. O grande volume dos dados e a necessidade de precisão convertem os processos de informatização dos dados em uma aplicação lógica da gestão de compras.
Leia mais em:
- Entenda a qualidade e inspeção no processo de compras
- Entenda as quantidades, fornecimentos e estoques na gestão de compras
- Entenda o preço na gestão de compras
- Entenda a seleção de fornecedores junto a área de compras
- Entenda os suprimentos especiais na área de suprimentos
- Como entender como funciona as compras
Fonte: Michiel R. Leenders – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA e Pedro Nueno – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA, e professor do IESE.
