As rápidas mudanças de suprimento, com ciclos de abundância e escassez, variabilidade de preços e de disponibilidades, constituem um desafio permanente às organizações que desejam conseguir a máxima contribuição através de uma gestão racional das compras.
| A direção central de compras da companhia holandesa Philips é essencial para o bom andamento da empresa. Uma política eficaz de compras garantirá os fornecimentos e os equipamentos dos televisores a cores. |
No campo da direção das empresas, o crescente interesse por melhores oportunidades na área das compras resultou em uma série de conceitos organizacionais.
Na prática, utilizam-se quase indistintamente os termos compras, suprimentos, fornecimentos, materiais, direção de materiais e logística, para designar o processo, e os diretores de instituições públicas e privadas podem ter idênticas responsabilidades, mas títulos distintos.
As seguintes definições ajudarão a compreender os significados habituais.
Em sua concepção geral, o termo compras descreve o processo de aquisições que se estrutura nas seguintes fases: conhecimento da necessidade de um fornecedor, sua localização e seleção, negociação do preço e de outros elementos pertinentes, e acompanhamento do processo para assegurar o fornecimento.
Fornecimento e suprimento são termos bastante amplos, que incluem no mínimo a aquisição, a recepção e a armazenagem.
Em algumas organizações, podem também compreender atividades de tráfego, assim como de inspeção, de entrada e de recuperação.
O termo materiais é utilizado em alguns países em um contexto militar para indicar as mesmas funções de fornecimento e suprimento descritas no parágrafo anterior.
A direção de materiais é um conceito que busca atribuir a uma pessoa toda a responsabilidade na totalidade de fluxos de materiais da organização.
O diretor de materiais é responsável pela planificação e o controle dos materiais; pela programação da produção; pela pesquisa dos materiais e das compras; pela aquisição, tráfego de entrada, controle de inventários, recepção, controle de qualidade de entrada; pelos armazéns, movimento de materiais no interior da empresa; e pela eliminação dos desperdícios e dos excedentes.
Na realidade, em poucas organizações verifica-se a totalidade dessas funções; são excluídas com maior frequência a programação da produção, o movimento dos materiais no interior da empresa e o controle de qualidade de entrada.
Diz-se que o termo logística teve sua origem por volta de 1670 com a criação de uma nova estrutura organizacional do exército francês, que incluía o cargo de Maréchal Général des Logis, responsável pelo abastecimento, transportes, seleção dos locais de bivaque e pelo planejamento das marchas.
Embora a logística tenha sido, desde há muito tempo, um termo de uso militar, sua aplicação a questões de direção civil desenvolveu-se sobretudo a partir dos anos 60.
Na logística empresarial, a embalagem das expedições, o armazenamento dos produtos acabados e seu movimento para o cliente são atividades normalmente incluídas na distribuição física, inseparáveis do fluxo de materiais para a empresa e através da mesma.
Diferenças entre as compras da empresa e as compras dos particulares
O departamento de compras de uma empresa desempenha uma função difícil de compreender, porque praticamente todo mundo está familiarizado com outra versão: a compra pessoal.
Por isso, é fácil presumir certa familiaridade ou determinados conhecimentos sobre as compras.
O ponto de vista do consumidor se caracteriza pela ideia de “cesta de compra”.
Supõe uma operação de comercialização no varejo na qual há muitos fornecedores de elementos relativamente comuns.
Cada cliente compra a partir de suas necessidades correntes e é também consumidor final do produto ou do serviço adquirido.
As compras da empresa apresentam uma imagem totalmente diversa.
As necessidades da maior parte das organizações normalmente são necessidades especializadas e os volumes de compras costumam ser muito grandes.
O número de fontes potenciais pode ser pequeno e é possível que haja poucos clientes no mercado total.
Frequentemente, as organizações que atuam como compradores têm um porte e um poderio econômico maior do que seus fornecedores e podem desempenhar múltiplas tarefas com relação às suas fontes de origem.
Dadas as grandes somas de dinheiro em jogo, os fornecedores dependem em grande parte de um cliente individual e, com frequência, recorrem a diferentes tipos de estratégias para conseguir o negócio que desejam.
Nesse sentido, o controle do cliente, outorgando ou negando pedidos sobre o volume de negócios, representa um poder real.
Exige-se, por um lado, que tenha conhecimentos especiais para assegurar a satisfação adequada das necessidades e, por outro, que disponha dos sistemas e dos procedimentos apropriados para assegurar um rendimento aceitável dos suprimentos.
Nas grandes organizações, uma equipe especializada em compras certifica-se das necessidades de todos os usuários e as satisfaz.
Nas organizações pequenas, o proprietário-diretor normalmente se ocupa com a tarefa de fornecimento.
| Na maior parte das empresas que se dedicam à fabricação de componentes eletrônicos, os suprimentos consomem de 50 a 60% das receitas totais em mercadorias e serviços adquiridos no exterior. Quando uma organização gasta uma quantidade tão grande de suas receitas em uma só área, é lógico que a direção exija uma boa compensação para os desembolsos. O chamado efeito de alavanca dos lucros que as compras conseguem age como um estimulo para racionalizar a política de suprimentos. |
O significado do suprimento e seu efeito de alavancagem dos lucros
Na maior parte das organizações manufatureiras, os suprimentos consomem aproximadamente de 50% a 60% das receitas totais da organização em mercadorias e serviços.
Até mesmo nas organizações não lucrativas e nas empresas de serviços, a porcentagem do orçamento total gasto em suprimentos costuma situar-se entre 20% e 40%.
Quando uma organização gasta uma quantidade tão grande de suas receitas em uma só área, é importante que receba uma boa compensação pelos fundos desembolsados.
O efeito de alavancamento lucros, produzido pelas compras, é ilustrativo do significado de um bom aprovisionamento.
O exemplo de um fabricante hipotético ajuda a compreender esse funcionamento:
Com estas condições iniciais, se a empresa é capaz de reduzir em 10% os custos totais das compras graças às melhorias introduzidas na gestão do departamento responsável, isto representaria uma contribuição adicional de 500.000 unidades monetárias (u.m.) no capítulo dos lucros antes de impostos.
Para incrementar os lucros antes de impostos em 500.000 u.m. unicamente por um aumento das vendas, seriam necessárias vendas adicionais de 10.000.000 u.m., isto é, seria necessário ter dobrado as vendas.
Reduzir os custos totais das compras em 10% não é uma tarefa fácil.
Para uma organização que deu a maior atenção às compras ao longo dos anos, seria difícil, e talvez impossível, fazê-lo.
Em compensação, para uma organização que descuidou a gestão do departamento de compras, essa redução constituiria um objetivo realista.
Por causa do efeito-alavanca sobre os lucros que as compras exercem, muitas vezes é possível obter grandes economias com esforços relativamente pequenos, se se comparam com aqueles que seriam necessários incrementando as vendas para obter o mesmo resultado nos lucros.
Como muitas organizações concentraram seus esforços nas vendas, as compras podem ser a última fonte de lucros que ainda permanece inexplorada.
A contribuição das compras
A maneira como funcionam as compras reflete-se em dois aspectos diferentes: a solução dos problemas e o aproveitamento das oportunidades.
A solução dos problemas é o aspecto mais familiar.
Muita gente da própria organização sofre inconvenientes quando o departamento de materiais não satisfaz as expectativas mínimas.
Uma qualidade inadequada, quantidades insuficientes e fornecimentos atrasados podem representar autênticos transtornos para o usuário final do produto ou do serviço.
Isso é tão básico e evidente que o simples fato de não existirem queixas é considerado um indicador do bom rendimento dos aprovisionamentos.
O segundo aspecto do funcionamento das compras refere-se à contribuição potencial aos objetivos da organização.
Além dos efeitos de alavanca de lucros e de efetiva solução dos problemas, as compras podem também desempenhar o papel de fonte de informação ou afetar a posição competitiva da empresa, assim como colaborar na criação de uma imagem da empresa, proporcionar treinamento aos empregados e ser uma contribuição positiva na estratégia de direção e na política social.
A experiência em muitas organizações demonstrou que um investimento relativamente reduzido de tempo e de esforços na área das compras recupera-se facilmente e com um balanço francamente positivo.
A efetividade na área de materiais implica uma grande sensibilidade às necessidades dos usuários em qualidade, quantidade, preço e fornecimento; e também pode contribuir para os objetivos políticos e a imagem pública da organização.
Os que desempenham a função do suprimento não podem conseguir isso sem a ajuda e a cooperação dos fornecedores, dos usuários e de todos aqueles interessados no processo total.
Os diretores progressistas têm reconhecido as contribuições potenciais da área de suprimentos e não hesitaram em dar os passos necessários para obter esses resultados.
O passo mais importante nas organizações que viram seu trabalho coroado de êxito foi a promoção do diretor de suprimento ao nível máximo.
Se a promoção estiver combinada com um projeto de grande qualidade e uma autoridade e responsabilidade apropriadas, o resultado será uma melhoria substancial do funcionamento do suprimento.
Objetivos do suprimento
Organizar o suprimento dos materiais para conseguir os objetivos perseguidos é um dos desafios que atualmente a direção da empresa tem de enfrentar.
Estes objetivos são:
- Proporcionar um fluxo ininterrupto de materiais, fornecimento e serviços necessários para o funcionamento da organização.
- Manter os investimentos em estoques e reduzir suas perdas ao mínimo.
- Assegurar algumas normas de qualidade adequadas.
- Buscar e manter fornecedores competentes.
- Normalizar, sempre que possível, os elementos que se venham a adquirir.
- Comprar os elementos e os serviços necessários, ao preço mais baixo possível.
- Manter a posição competitiva da organização.
- Conseguir relações de trabalho produtivas e harmoniosas com outros departamentos da organização.
- Alcançar os objetivos do suprimento, procurando fazer com que os custos administrativos sejam os mais baixos possíveis.
Organizar a empresa para atingir tais objetivos é difícil, porque não só é preciso levar em consideração as necessidades internas, mas também o mundo exterior.
Tanto o departamento de suprimento como o de tráfego de materiais têm um contato direto com o mercado e devem corresponder à sua evolução.
Se os fornecedores dão grande ênfase à comercialização de seus produtos e procuram dotar as áreas de marketing com pessoal altamente qualificado, imaginativo e agressivo, as organizações de compras têm de estruturar uma forma apropriada, para responder de maneira adequada à força externa.
Leia mais em:
- Entenda a organização do suprimento no setor público e privado
- Entenda a qualidade e inspeção no processo de compras
- Entenda as quantidades, fornecimentos e estoques na gestão de compras
- Entenda o preço na gestão de compras
- Entenda a seleção de fornecedores junto a área de compras
- Entenda os suprimentos especiais na área de suprimentos
Fonte: Michiel R. Leenders – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA e Pedro Nueno – Doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, EUA, e professor do IESE.
