Entenda a organização real e organização formal

Chama-se organização formal qual­quer fórmula ou modo de coordenar ações que possa ajudar a satisfazer neces­sidades.

À organização real é a que exis­te ao se aplicar a organização formal a um conjunto concreto de pessoas.

Uma organização real inclui uma organização formal e todo o conjunto de interações que se dão entre as pessoas, as quais lo­gicamente não estão previstas pela organização formal.

Esse conjunto de interações reais, produzidas no seio de uma organização real, mas não contempladas na organização formal, costuma ser denominado de várias maneiras: organização informal, organização ou sistema espontâneo, sistema não formalizado.

O que acontece nesse mundo das relações ou interações não formalizadas é decisivo para a vida da organização real.

É algo parecido ao que acontece com as estrelas: os fenômenos mais frequentes e os que mais se veem são de caráter superficial; mas aqueles que fazem desaparecer estrelas inteiras, liberando energias incrí­veis, acontecem nos núcleos desses corpos celestes.

O mais aparente e imediato de uma organização real é sua organização formal; é o que se explica ao descrever o que faz essa organização e para que o faz.

Seus verdadeiros processos vitais, contudo, encontram-se num plano mais profundo determinado pelas interações não formalizadas.

Desses processos depende o futuro da organização real.

Esse aspecto da organização informal inclui elementos aparentemente triviais, como podem ser as relações pessoais en­tre os componentes da organização, as possíveis interferências externas que venham afetar o comportamento dos mesmos, etc.

Também podem incluir-se aí questões tão fundamentais como uma filosofia não formulada da empresa ou uma cultura organizacional em estado embrionário, que pode condicionar intensamente a atividade da organização.

_{Tradicionalmente, enumeram-se três pontos como tarefas ou funções essenciais de uma organização:}

1. 1. _{Formulação do propósito. Processo pelo qual se definem alguns resultados que possam ser verdadeiramente alcançados através do sistema de operações, e cuja consecução permita aplicar os incentivos de maneira que as pessoas recebam aquilo que esperavam da organização.}
   2. _{Comunicação. Processo pelo qual faz-se com que as pessoas que atuam na organização conheçam e sejam capazes de levar a cabo as ações necessárias para a consecução dos objetivos.}
   3. _{Motivação. Processo pelo qual se levam as pessoas da organização a querer efetivamente realizar as ações direcionadas para a consecução dos resultados, e se esforcem para consegui-los.}

A empresa e o ambiente

Em alguns casos, tende-se a definir a organização como um meio de ação dos indivíduos sobre o ambiente, para conseguir resultados que não poderiam ser alcançados sem esse esforço conjunto que a organização coordena.

Aquilo com que cada pessoa contribui é determinado pelo sistema de operações; o que recebe é determinado pelo sistema de incentivos, que também se denomina de compensação.

O sistema de operações é o conjunto de regras às quais se devem sujeitar as ações dos indivíduos para conseguir o resultado que se espera alcançar através da organização.

O sistema de incentivos é o conjunto de regras através do qual se distribui esse resultado entre os membros da organização.

Na figura mostram-se as interações entre estes elementos.

Elementos da organização formal

A organização formal (ou a forma como estão organizadas as interações de uma organização) não é mais do que uma fórmula ou um modo de coordenar ações para a consecução de alguns resultados ou objetivos que possam satisfazer as necessidades humanas.

Essa fórmula tem dois componentes diferentes do ponto de vis­ta conceituai:

• Especificação das ações pelas pessoas que compõem a organização, que costu­mam denominar-se sistema de operações.

Esse sistema exprime o que cada indivíduo tem de fazer para que a organização possa operar.

• Especificação daquilo que as pessoas re­ceberão pelo fato de fazerem parte da organização.

Esse componente costuma ser denominado sistema de incentivos.

Toda pessoa que participa de uma organização oferece algo e recebe algo como consequência desta participação (po­de haver casos em que só ofereça ou só receba).

O que uma pessoa concreta ofe­rece é determinado pelo sistema de operações; o que recebe é determinado pelo sistema de incentivos, que também poderíamos chamar compensação.

O sistema de operações é o conjunto de regras às quais devem ater-se as ações dos indivíduos para conseguir o resultado que se es­pera alcançar através da organização.

O sistema de incentivos é o conjunto de re­gras pelo qual se distribui esse resultado entre os membros da organização.

Elementos da organização real

Para que exista na realidade uma organização formal – organização real – é necessário que os resultados que se pre­tende alcançar estejam definidos de for­ma concreta (formulação de propósito), que as pessoas que compõem a organização conheçam o que devem fazer (comunicação), e queiram participar (motivação).

Esses três processos podem ser extraordinariamente simples ou tremendamente complexos.

Numa organização tão efême­ra, como a do grupo de pessoas que entram em acordo para tomar um táxi a fim de chegar em casa mais depressa, quase não se distinguem e acontecem simultaneamente e com poucas palavras.

Nas organizações estáveis, presumivelmente com uma certa duração, grande parte do que é feito – na realidade tudo aquilo que chamamos direção – visa a conseguir que os três processos sejam executados de ma­neira adequada, pois deles depende a sobrevivência da organização real.

Quando são graves, as falhas na formulação de propósito, na comunicação e na motivação supõem o desaparecimen­to da organização.

Por tudo isto, o núcleo de qualquer es­tudo sobre as organizações reside na aná­lise dos processos através dos quais se definem os propósitos, se comunica e se motiva.

Tais processos são os verdadeiros processos vitais dentro de qualquer organização real.

Organização informal ou espontânea

Na organização real encontra-se a organização informal ou espontânea, isto é, as interações que têm lugar entre as pes­soas da organização.

Essas interações afetarão a própria vida da organização, à medida que podem influir naqueles três processos porque, sendo informais, não são catalogadas nem reguladas pela organização formal.

Por exemplo: se dois empregados que trabalham juntos num departamento de uma empresa torcem por algum time de futebol, é certo que irão entreter-se bastante falando sobre este tema.

Em princípio, parece que essa inte­ração pouco ou nada afetará o funcionamento da organização.

Na maioria dos casos pode ser assim, mas será bom levar em consideração que o fato poderia exer­cer alguma influência, tanto no processo de comunicação como no de motivação.

Não seria a primeira vez que um chefe tem problemas ao tentar encarregar cer­tos empregados de um trabalho, no dia seguinte da derrota do time local.

O exemplo parece bastante trivial, mas tra­ta precisamente de pôr em evidência co­mo coisas aparentemente triviais chegam a influir nos processos vitais da organização.

Numa organização viva e existente, tanto a definição de propósitos como a comunicação e a motivação não são elementos fixados de uma vez para sempre, ou que se realizem em determinados momentos, de acordo com um programa.

São, antes, processos contínuos.

Uma organização está sempre definin­do propósitos (coisas que devem ser feitas), comunicando e motivando.

E não se deve entender esta afirmação no sentido de que se introduzem continuamente mudanças nos propósitos, nas mensagens da comunicação, ou no modo de motivar; tais mudanças constituem antes a exceção, algo parecido com as revoluções em um corpo social.

O que acontece é que certos propósitos gerais se vão concretizando – definindo com maior precisão o que é necessário fazer em vista das circunstâncias, os desenvolvimentos desses propósitos são comunicados a nível individual e, a este mesmo nível, busca-se manter a motivação para que a organização possa continuar operando até conseguir seus objetivos.

As teorias ou modelos para explicar as organizações

Até mesmo a análise mais superficial dos processos de definição de propósito, comunicação e motivação põe em desta­que que, além das dificuldades de cada um deles, ocorrem algumas notáveis complicações em razão da mútua interdepen­dência.

Para melhor entender as organizações, foram elaborados alguns modelos ou imagens simplificadas da realidade, que constituem o fundamento das diferentes teo­rias formuladas sobre as organizações humanas.

De fato, só há três grandes gru­pos de teorias ou modelos – três para­digmas – para explicar o funcionamen­to das organizações: os modelos mecânico, orgânico e antropológico.

Falando com todo rigor, uma organização humana é, de fato, uma realidade antropológica, isto é, um agrupamento de pessoas unidas para fazer algo conjuntamente.

Às vezes pode ser útil representá-la através de uma imagem simplificada (reduzida a um modelo que deixa fora alguns aspectos dessa realidade), para poder analisar mais detalhadamente outros aspectos, como se faz quando se estuda detalhadamente um terreno concreto através da análise de um plano ou de um mapa.

As limitações de um modelo teórico

Essa representação não deixa de ter ris­cos, e é preciso manejá-la com grande cautela, consciente daquilo que não se in­clui na representação.

Por exemplo: existem processos de controle de uma máqui­na e também processos de controle de uma organização.

Mas o significado da palavra controle em um ou outro caso é bastante diferente, e pouco se pode aprender acerca do controle em organizações humanas, limitando-se aos estudos dos processos de controle em máquinas.

Leia mais em:

• Entenda os modelos mecânicos ou de sistema técnico
• Entenda os modelos orgânicos
• Entenda os modelos antropológicos: a organização como instituição
• Entenda a aplicação dos modelos às situações reais
• Como entender a empresa como realidade humana

_{Fonte: José A. Pérez López – Doutor em Administração de Empresas pela Uni­versidade de Harvard e Diretor Geral do Instituto de Estúdios Superiores de la Empresa – IESE.}