A estrutura organizacional não deve ser tanto um organograma formal minucioso quanto uma armação flexível, capaz de responder às exigências do ambiente, com um adequado fluxo de informação e uma comunicação que facilite a coordenação rápida entre os departamentos.
Segundo diretores de todos os níveis, são os seguintes os principais problemas de funcionamento interno que as organizações enfrentam:
- Falta de comunicação.
- Falta de coordenação, sobretudo entre os departamentos.
- Falta de definição de áreas, atribuições e responsabilidades.
- Excesso de burocracia.
- Falta de iniciativa, criatividade e inovação.
Esses problemas vêm-se repetindo ao longo dos últimos 20 anos, embora com o tempo tenham mudado as prioridades; na década de 60 e início dos anos 70 aparecia em primeiro lugar a indefinição de tarefas, atribuições e responsabilidades; ultimamente tal indefinição viu-se deslocada pelo problema da comunicação e da coordenação.
Objetivos
A estrutura organizacional incide, direta ou indiretamente, nesses problemas.
Seu desenho, portanto, deve visar aos seguintes objetivos:
- Facilitar o fluxo e o processo das informações.
Evidentemente, as informações são a matéria-prima para a tomada de decisões.
Para dirigir uma empresa, há necessidade de informações sobre a demanda, o gosto dos consumidores, o custo dos fatores de produção, as mudanças que se aproximam, etc, pois é a partir delas que se tomam decisões nos diferentes níveis da organização.
A fim de que isso seja possível, é necessário que as informações fluam na organização e se dirijam para os centros de decisão.
- Flexibilidade e adaptação.
Outro objetivo permanente que a estrutura organizacional deve facilitar é a flexibilidade e a capacidade de adaptação às novas exigências.
A criação de órgãos (a designação de tarefas, atribuições e responsabilidades), seu agrupamento em unidades maiores, o estabelecimento de procedimentos administrativos e de normas, tudo isso implica burocracia na acepção weberiana do termo.
- Satisfação de seus membros.
Por último, o desenho da estrutura organizacional deve garantir satisfação para as pessoas que nela atuam e a sustentam.
Para isso, os diretores precisam receber a tempo as informações de que necessitam para a tomada de decisões (objetivo número um); não ver a sua ação interceptada e prejudicada pela atuação de outros departamentos (por falta de coordenação); receber suficientes atribuições e responsabilidades para atuar com eficiência (questão relacionada com a centralização e a descentralização, com o grau de delegação, com a distribuição do poder na empresa, com o estilo de direção, etc).
Em última análise o que importa é o comportamento das pessoas na organização.
Evidentemente, ele depende da estrutura, mas esta é apenas um dos fatores condicionantes – e não determinantes.
Além desse, há outros, como o sistema e o estilo de direção, que condicionam bem mais.
Esta observação é oportuna porque, com relativa frequência, costuma-se atribuir à estrutura organizacional problemas derivados do sistema de direção e do comportamento dos chefes e dos colaboradores.
Leia mais em:
- Entenda as três questões básicas da organização
- Entenda a estratégia e estrutura
- Entenda a coordenação: problema e objetivo da organização
- Entenda as formas de coordenação
Fonte: José M. Veciana Vergés – Doutor em Ciências Econômicas, pela Universidade de Barcelona (Espanha) e em Ciências Econômicas e Sociais, pela Universidade de Frankfurt (RFA). Professor catedrático de Economia de Empresas na Unidades de Barcelona.
